Datenübermittelung

Bitte beachten:

Für die Datenübermittlung an die Krankenkassen wird das separate Programm "dakota.ag" und ein kostenpflichtiges Zertifikat der ITSG benötigt. Die Software befindet sich auf Ihrer Installation-CD bzw. kann von unserer Homepage über den Kundenbereich heruntergeladen werden. Bitte beachten Sie die Installationsanleitung zu dakota.ag.

Für die Datenübermittlung an das Finanzamt wird ebenfalls ein Zertifikat benötigt. Es wird nur das ELSTERBasis-Zertifikat unterstützt. Dieses erhalten Sie nach der Registrierung unter https://www.elsteronline.de

Über den Button "Datenübermittlung" gelangt man zur Bereitstellung aller Meldedaten an die Krankenkassen.

Die Datenübermittlung erfolgt in 3 Schritten.

• Meldungen für BNW, BNV, BVB, ZMV, AAG, EEL, DGUV bereitstellen

Hier werden die Übertragungsdateien für die Verfahren

• Beitragsnachweise (BNW)

• Versorgungsbezüge (BNV)

• Versorgungswerke (BVB)

• Zahlstellenverfahren (ZMV)

• Aufwandsausgleichsgesetz/ Erstattungen (AAG)

• Entgeltersatzleistungen (EEL)

• DGUV Abfrage Stammdaten

• DGUV elektronischer Lohnnachweis

aus dem Meldespool zusammengestellt. Für jede Übertragungsdatei wird ein Meldeprotokoll ausgegeben.

Über den Button "Übertragungsprogramm starten" wird der KomServer gestartet.

Alle Meldeverfahren können auch einzeln über die entsprechende Registerkarte "Meldungen I - III" erstellt werden. Über die anderen Registerkarten erfolgt die Auswertung des Logbuches. Hierüber können auch Wiederholungssendungen bereitgestellt werden.

• Meldungen für DEÜV bereitstellen

Der Aufruf "Übertragungsdateien erstellen und senden" öffnet nachfolgendes Fenster mit den entsprechenden Empfängerkrankenkassen (Datenannahmestellen - DAV).

Jede Kassenart kann seperat ausgewählt werden, um die Übertragungsdatei für das DEÜV-Meldeverfahren zu erstellen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, für alle gemeinsam die Übertragungsdatei zu erstellen. Für jede Übertragungsdatei wird ein Meldeprotokoll ausgegeben.

Über den Button "Übertragungsprogramm starten" wird der KomServer gestartet.

Zur wiederholten Übermittlung bereits gemeldeter DEÜV-Meldungen ist der Button "zum Versand wiederholt bereitstellen" anzuwählen. Aus der Auflistung ist die entsprechende Datei auszuwählen. Wenn nötig kann hierbei die Dateifolgenummer geändert werden.

Über den Aufruf "Übertragungsdateien löschen" können ältere, nicht mehr benötigte Meldungen aus dem Meldespool entfernt werden.

Über den Aufruf "Übertragungsdateien wiederherstellen" werden (versehentlich) entfernte Dateien wiederhergestellt.

• Senden mit Kommunikationsserver

Hier erfolgt der Versand der Meldedateien an die Krankenkassen, Versorgungswerke und Deutsche Rentenversicherung über den KomServer der ITSG. Es öffnet sich folgende Maske. Über "Dakota Datenaustausch starten" erfolgt die Kommunikation mit dem KomServer.

Im Statusfenster der Versanddateien sehen Sie die einzelnen Meldeverfahren. Unter Versand wird die Anzahl der zum Versand bereitgestellten Dateien angezeigt. Unter Verarbeitung ist die Anzahl der vom KomServer angenommenen Datein zu ersehen. Wird vom KomServer die Verarbeitung der Daten bestätigt, wird der Eintrag aus der Spalte "Verarbeitung" entfernt und ein Protokoll ausgegeben.

Über den Aufruf "Status der Versanddateien" kann der aktuelle Verarbeitungsstand der Daten eingesehen bzw. Fehler ausgewertet werden.

Datenannahmestellen

Bei den Datenannahmestellen findet man für jedes Meldeverfahren einen Überblick:

• Verfahren
• Betriebsnummer
• Name
• Laufende Nummer (Lfd.Nr.)
• Datum

Bitte beachten:

Die lfd.Nr. wird von System automatisch fortgeschrieben, wenn eine neue Übertragungsdatei erstellt wird und sollte nicht überschrieben werden. Wurden bereits mit einem anderen System Meldungen versandt, kann hier die letzte Dateifolgenummer hinterlegt werden, so dass vom System mit der fortlaufenden Nummer weiter gesendet werden kann.

Prüfung der Übergabe von Meldungen

Prüfung der Übergabe von Meldungen für die Meldeverfahren von:

• Erstattungen AAG
• Versorgungsbezüge BNV
• Beitragsnachweise BNW
• Versorgungswerke BVB
• Entgeltersatzleistungen EEL
• Zahlstellenverfahren ZMV
• Monats-, Jahres, GKV-Meldungen DEÜV
• Lohnsteueranmeldungen LSTA
• Elektronische Lohnsteuermerkmale ElStAM

Auswahl- und Anwahlmöglichkeiten:

Bei der Anwahl "alle Mandantenordner auswählen und überprüfen" wird die DFÜ-Übergabe der Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen und der Elster-Lohnsteueranmeldungen etc. geprüft, ob diese bereits erfolgt sind. Bei Anwahl "einen Mandantenordner auswählen und überprüfen" ist ein Mandant aus der Übersicht auszuwählen. Bei Auswahl "Mandantenordner zur Überprüfung manuell auswählen" ist der Ordner in das Feld einzutragen bzw. mit Hilfe von Wildcards (z.B. "*" oder "?") eine Auswahl einzugrenzen.

Lohnsteueranmeldungen-Elster

Erstellen und senden

Über Auswertungen -> Meldewesen -> Meldungen an das Finanzamt-> Lohnsteueranmeldungen können Einstellungen getroffen werden.

Zuerst ist eine Übertragungsdatei zu erstellen. Entweder werden alle Lohnsteueranmeldungen, die sich im Meldespool befinden, in die Übertragungsdatei übernommen (Anwahl "Alle LStA übernehmen"), oder es werden einzelne Dateien ausgewählt (Anwahl "Einzelne LStA übernehmen").

Bei "Einzelne LStA übernehmen" sind die entsprechenden Lohnsteueranmeldungen auszuwählen.

Bitte beachten:

Die Übertragung der Lohnsteueranmeldung erfolgt über das ELSTER-Telemodul. Für die Übertragung ist eine aktive DFÜ-Verbindung notwendig. Die Übertragung erfolgt über eine gesicherte Verbindung im Internet (ESTPoverHTTP).

Anschließend wird "Senden" ausgewählt.

Bei Auswahl "Sendung mit gemeinsamer Sendeliste" wird nur ein Protokoll mit Angabe des Mandanten und des Zeitraums ausgegeben.

Bei Auswahl "Sendung mit gemeinsamer Sendeliste und Protokoll pro LStA" (wird empfohlen) wird ein Sendeprotokoll mit Angabe des Mandanten, des Zeitraums und der Ticketnummer sowie zusätzlich das Übertragungsprotokoll jeder übertragenen Lohnsteueranmeldung erstellt.

Serviceprogramme

Button - Gesendete LStA wiederholt bereitstellen

Hier können bereits gesendete LStA nochmals zur Übertragung bereitgestellt werden.

Button - Fehlerhafte LStA erneut übernehmen

Als fehlerhaft gekennzeichnete LStA können korrigiert und nochmals zur Übertragung bereitgestellt werden.

Button - Wiederholung/ Korrektur/ Löschen

Hierüber kann man bereits gesendete LStA erneut versenden. Hierbei können Werte noch manuell berichtigt werden. Die Sendung wird dabei als Korrektur gekennzeichnet (KZ10=1).

Als fehlerhaft markierte LStA werden gelöscht und durch eine neu erstellte Meldung ersetzt.

Ebenfalls können als fehlerhaft markierte LStA gelöscht werden, inhaltlich geändert und dann erneut erstellt und zur Sendung bereitgestellt werden.

Register - Löschen Fehlermeldung

Fehlerhaft erstellte und noch nicht gesendete LStA können aus der Meldedatenbank entfernt werden.

Bitte beachten:

Dieser Sonderfall ist nur im Notfall anzuwenden!

Register - Löschen Neuübertragung

Versehendlich in den Meldespool übertragene LStA können hier wieder aus dem Meldespool entfernt werden.

Button - Steuerungsprogramme

Zur Einrichtung der Übertragung mittels Elster kann ein Testmerker auf "Test (Simulation)" gesetzt werden. Die Üertragungsdateien werden an die Finanzbehörde übertragen jedoch nicht verarbeitet.

Bitte beachten:

Für die korrekte Übertragung ist der Merker auf "Sendung der Lohnsteueranmeldung" zu setzen.

Register - Datensicherungen

Hier wird eine Datensicherung des Meldespools, der Übertragungsprotokolle und des Logbuchs durchgeführt. Zur Rücksicherung wird gleichzeitig eine Datei mit aktuellem Datum erstellt.Ein Rücksichern erfolgt nach Abfrage des Sicherungsdatums und kann auf Wunsch mit Aufräumen des Elsterordners erfolgen.

Register - Länderdatenbank

Bei Problemen kann eine beschädigte Länderdatenbank erneut bereitgestellt werden.

Button - Reorganisation

Nach fehlerhaften Sendevorgängen, Computerabstürzen oder sonstigen undefinierten Abbrüchen ist eine Reorganisation durchzuführen. Die Daten können dann erneut zur Sendung bereitgestellt werden.

Protokolle

Für die Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen stehen eine Vielzahl von Auswertungen und Protokolle zur Verfügung.

Über Kanzlei -> Datenübermittlung -> Lohnsteueranmeldungen Elster -> Protokolle, können Protokolle im Elster-Meldeverfahren (Kurzübersicht nach Verarbeitungsstand, Übersichtslisten und Protokollausgaben) sowie Elster-Übertragungsverfahren (Protokolldatei eric.log und ericSend.log, Systemdatei elster.txt), angezeigt werden.

Kurzübersicht nach Verarbeitungsstand (Erstellen einer Kurzübersicht)

Der Vearbeitungsstand im Auflist für die Darstellung von Lohnsteueranmeldungen kann ausgewählt werden. Der Übersichtszeitraum kann optional angegeben werden.

• Status der Übertragung 0 = dem Meldespool übergeben Lohnsteueranmeldungen
• Status der Übertragung 1 = für den Sendevorgang bereitgestellte Übertragungsdateien
• Status der Übertragung 2 = gesendete Lohnsteueranmeldungen
• Status der Übertragung 3 = durch das Meldeverfahren als fehlerhaft gekennzeichnete LStA
• Anzeige der Meldungen von Filial-und Summenmandanten
• Anzeige aller Lohnsteueranmeldungen

Übersichtslisten und Protokollausgaben (Protokolle der Lohnsteueranmeldungen)

Registerkarte Übertragung

Button "In den Meldespool übergebene Lohnsteueranmeldungen"

Lohnsteueranmeldungen, die für das Elsterverfahren in den Meldespool übergeben wurden (Status der Übertragung 0, auch in der Kurzansicht ersichtlich)

Button "Für den Sendevorgang bereitgestellte Übertragungsdateien"

Lohnsteueranmeldungen, die für den Sendevorgang übernommen wurden und als Übertragungsdatei für den Sendevorgang bereitstehen (Status der Übertragung 1, auch in der Kurzansicht ersichtlich).

Button "Fehlerhafte Lohnsteueranmeldung"

Lohnsteueranmeldungen, die im Elsterverfahren von den Annahmestellen abgewiesen wurden, ausgelöst z.B. durch Probleme bei der Meldungserstellung, der Übertragung, der Annahmeserver etc. (Status der Übertragung 3, auch in der Kurzansicht ersichtlich).

Button "Übertragungsprotokoll je Sendungsvorgang"

Übertragungsprotokolle der Sendungsvorgänge über ein Auflist oder Datum möglich.

Button "Liste der Sendungsvorgänge"

Liste der Sendungsvorgänge (alle Sendungen im letzten Monat)

Button "Letzte Sendeliste"

Es wird ein Protokoll der letzen gemeinsamen verfügbaren Sendeliste ausgegeben.

Button "Logbuch der Vorgänge im Elsterverfahren"

Liste der Bearbeitungsereignisse für Bereitstellung und Sendung der Meldungen.

Registerkarte Summenbildung

Button "Summenmandant"

Es wird ein Protokoll der Meldungen des Summenmandanten erstellt. (Status der Meldung B).

Button "Summierte Mandanten"

Es wird ein Protokoll über die summierten Mandanten erstellt. (Status der Meldung S).

Button "Vormonatsmandanten"

Es wird ein Protokoll der Meldungen, die dem Vormonat zuzurechnen sind, ausgegeben. (Status der Meldung V).

Button "Filialmandanten"

Es wird ein Protokoll der Meldungen der einzelnen Filialmandanten ausgegeben. (Status der Meldung F).

Bei den Protokollen findet man ebenfalls die Protokolle der Elster-Übertragung (eric.log, ericSend.log, elster.txt).

Authentifizierung / Proxy

Unter der Registerkarte "Authentifizierung/Proxy-Einstellungen" finden Sie in den "Hinweise zum Verfahren" Informationen zur ELSTER-Authentifizierung. Lesen Sie sich das Dokument sorgfältig durch. Die Proxy-Einstellungen lassen Sie von Ihrem Systemadministrator vornehmen.

Bitte beachten:

Bei Verwendung eines Proxy-Servers ist eine zusätzliche Initialisierungsdatei erforderlich. Hierzu ist die Funktion "TDF.DLL für den Sendevorgang benutzen" zu aktivieren. Die Konfigurationsdatei (TDF.DLL) muss im Windows-Standardverzeichnis (z.B.: C:\Windows) liegen.

Beispiel: Aufbau der Konfigurationsdatei "TDF.DLL"

[DUMP_HTTP]

ProxyHost = 127.0.0.1        (IP-Adresse des Proxy-Servers)

ProxyPort = 3128                (Proxy-Port)

ProxyUser = test                (Benutzername für Proxy-Authentifizierung)

ProxyPass = 123456                (Passwort für Proxy-Authentifizierung)

Empfängerbetriebsnummern BV / RV / ZSS / EuBP

Für den Datenaustausch mit den Versorgungswerken, der deutsche Rentenversicherung, zur elektronischen Betriebsprüfung (euBP), zur Bundesagentur für Arbeit und zur Unfallversicherung werden hier die entsprechenden Betriebsnummern der Annahmestellen hinterlegt.

Die zentralen Speicherstelle für ELENA (ZSS) wird z.Zt. nicht mehr unterstützt, da dieses Verfahren eingestellt wurde.

Für die Datenübermittlung wird jeweils eine seperate Übertragungsdatei erstellt. Die Empfängerbetriebsnummern müssen mit denen der Annahmestellen bei dakota.ag übereinstimmen.

Die Felder werden vom Programm standardmäßig automatisch belegt.

Ordner für die DFÜ

Für die Datenfernübertragung (DFÜ) werden vom System standardmäßig Dateiordner angelegt, in denen die Übertragungsdateien abgelegt werden.

Zur Datenübermittlung mittels Kommunikationsserver (dakota.ag) ist der Jobin-Ordner zu aktivieren. Die Verschlüsselung wird durch das Programm dakota.ag durchgeführt, das im Hintergrund beim Aufruf des KomServers gestartet wird.

Bitte beachten:

Wird das Lohnprogramm im Netzwerk betrieben, muss auch der Jobin-Ordner (Dateiduplikat nach Datenpfad) auf dem Netzwerkpfad, parallel zum Prodat Ordner, installiert sein.

Folgende Standardordner müssen vorhanden sein:

DFUEKKAS = Meldewesen zu den Krankenkassen

DFUESOKA = Meldewesen mit der Sozialkasse Bau

SOKABERL = Meldewesen mit der Sozialkasse Bau Berlin

SOKAWIES = Meldewesen mit der Sozialkasse Bau Wiesbaden

DFUEFINC = Meldewesen mit der Finanzbehörde

Register Ordner SV-Net

Hier kann der Pfad zum Programm "SVnet" hinterlegt werden.

Testsendungen übertragen

Zu den Verfahren ELSTER-Versand (Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung) und KOMSERVER-Versand (DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise, AAG-Meldungen, EEL-Meldungen etc.) können hier Testsendungen zur Püfung der Kommunikation ausgelöst werden.

Ferner findet man hier die entsprechenden Protokolldateien zur Fehleranalyse bei fehlerhafter Testübertragung.