Abrechnung

Über diese themengeordnete Zusammenfassung sind die Eingabemasken für den Abrechnungslauf und den Monatsabschluss direkt aufrufbar.

Prüflauf Stammdaten

Zur Abrechnung ist es erforderlich, dass gewisse Personalstammdaten korrekt hinterlegt wurden. Folgende Daten werden beim Prüflauf überprüft:

• Geburtsdatum vorhanden
• Personengruppenschlüssel vorhanden
• Beitragsgruppenschlüssel vorhanden
• gesetzliche Krankenkasse vorhanden
• freiwillige Krankenkasse vorhanden
• Steuerklasse vorhanden
• Arbeitgeber - Betriebsnummer des Mandanten nicht identisch mit seiner Krankenkasse

Betriebsnummer

• Sozialversicherungsnummer vorhanden
• AGS-Schlüssel vorhanden (nicht mehr von Belangen)
• Finanzamtnummer vorhanden (nicht mehr von Belangen)

Die Auswertung kann nach Personalnummer oder nach Name sortiert erfolgen.

Ferner können Änderungen an den Bankverbindungen in einem bestimmten Datumsbereich bzw. Abrechnungszeitraum überprüft werden.

Weitere Prüfungen können für die Vorsorgepauschale, freiwillige und Firmenzahler, der Pflichtversicherungsgrenzen, der Gleitzone und der Verdienstgrenzen zu ALG 1 und ALG 2 erstellt werden.

Beitragsschuldermittlung

Bitte beachten:

Die Gesamtbeiträge in voraussichtlicher Höhe werden für alle Arbeitgeber am drittletzten Banktag des Montas fällig, für den die Beschäftigten Ihre Entgeltleistung erhalten. Betriebe, die ihre Entgeltabrechnung erst nach dem drittletzten Banktag erstellen, müssen die voraussichtliche Beitragsschuld im Voraus ermitteln und überweisen.

Die Beitragsschuldermittlung kann als Schätzung oder als Fiktivabrechnung erfolgen. Bei einer Schätzung wird auf die ermittelten Beitragswerte des Vormonats zurückgegriffen und als neue Beitragsschuld vorgeschlagen. Bei einer Fiktivabrechnung wird der laufende Monat betrachtet und in den Bewegungsdaten hinterlegte Einträge sowie die hinterlegten Festbezüge verarbeitet. Zuerst muss der Button "Beitragsschuld bearbeiten" aufgerufen werden.

Register "Beitragsschuldermittlung"

Wählen Sie eine Krankenkasse aus. In der Registerkarte "Beitragsschuldermittlung" werden die neuen Daten zur Beitragsschuld für die ausgewählte Krankenkasse angezeigt. Jeder einzelne Wert kann manuell verändert werden. Über die Angabe Anzahl Mitarbeiter / Prozentsatz können die Werte je Krankenkasse gesamt angeglichen werden, wenn z.B. neue Mitarbeiter hinzukommen bzw. ausgeschieden sind.

Register "Zahlungsverkehr"

Wählen sie eine Krankenkasse aus. Über die Registerkarte "Zahlungsverkehr" ist die gesamte Beitragsschuld inklusive der Differenzzahlung aus dem Vormonat je Krankenkasse aufgelistet. Hier können die differenzbeträge noch korrigiert werden, wenn z.B. bereits eine manuelle Zahlung erfolgt ist. Bei Anwahl des Button "Beiträge aller Krankenkassen zur Zahlungen übergeben" wird für je Krankenkasse die Beitragsschuld und der Zahlungsverkehr übergeben.

Abschließend sind die Auswertungen zu erstellen. Hierzu den Button "alle Auswertungen erstellen" aufrufen. Es werden alle Auswertungen automatisch erstellt. Für Einzelauswertungen können die entsprechenden Buttons angewählt werden:

"Buchungsbeleg für Beitragsschuld"

• Hier werden nur die Verbindlichkeiten des Zahlungsverkehrs mit den Krankenkassen zur Beitragsschuld ausgewiesen.

Ausgabe Beitragsnachweise

• Hierbei handelt es sich um die geschätzten Beitragsnachweise.

Ausgabe Summenliste Krankenkassen

• Aufstellung der geschätzten Beiträge aller Krankenkassen.

Krankenkassenliste Beitragsschuld

• Über "Listen > Listen und Funktionen" kann ein "Krankenkassen-Nachweis Beitragsschuld" (beinhaltet die Berechnungsgrößen des lfd. Monats) und eine "Krankenkassenliste Beitragsschuld" (Auflistungen übers Jahr der geschätzten, gerechneten und gezahlten Beiträge).

DFÜ-Beitragsnachweis

• Übergabe der Beitragsnachweise in den DFÜ-Meldespool.

Fälligkeit Sozialabgaben Beitragsschuld

• Ausgabe der Verbindlichkeiten gegenüber der Krankenkassen.

Zahlungsverkehr

• Zahlung der Verbindlichkeiten gegenüber der Krankenkassen.

Krankenkasse-Rückerstattung

• Informationen bei Guthaben/ Erstattungen ggf.

Bitte beachten:

Die Übermittlung der Beitragsnachweise erfolgt unter "Kanzlei > Datenübermittlung > Beitragsnachweise - DFÜ" und anschließender Verschlüsselung und Versendung mittels "dakota.ag - KomServer".

Register "Info"

Kurzinformation zur Ermitllung der voraussichtlichen Beitragsschuld.

Register "Einstellungen"

Festlegung der Verrechnung von einmal gezahlten Arbeitsentgelten und Arbeitgeberguthaben. Aktivierung über eine Checkbox.

ELStAM abrufen

Registerkarte "ELStAM abrufen"

Vor jeder Abrechnung, bei Neueinstellungen und Austritten empfiehlt es sich den "ELStAM Datenaustausch starten" durchzuführen, um die aktuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale gemeldet zu bekommen.

Unter "Einstellung und Protokolle" erhalten Sie nähere Informationen zu:

• Verfügbarkeit Elster-Server (Einstellung)
• Authentifizierung/ Proxy (Einstellung)
• Protokoll "out.ELO2" anzeigen
• Protokol l"eric.log" anzeigen
• elster.txt anzeigen

Unter "Dokumentationen" erhalten Sie Beschreibungen zu:

• Hinweise zum Verfahren
• Fehlernummernkatalog
• ELStAM Schnittstelle
• Leitfaden ELStAM
• Leitfaden Steuernummer - Wechsel

Register "Wechsel der Steuernummer beim Arbeitgeber/ beim Versender"

Bei Wechsel der Steuernummer des Arbeitgebers muss die Belegschaft mit der alten Steuernummer abgemeldet und mit der neuen Steuernummer wieder angemeldet werden.

Bitte beachten:

Eine erneute Anmeldung darf erst durchgeführt werden, nachdem alle Mitarbeiter als "abgemeldet" bestätigt worden sind.

Hinweis:

Zu den jeweiligen Verfahren liegen Hinweise und Leitfäden vor.

Probeabrechnung

Vor der eigentlichen Abrechnung kann für einzelne bzw. mehrere Mitarbeiter eine Probeabrechnung durchgeführt werden.

Bitte beachten:

Bei einer Probeabrechnung werden alle Schritte einer Echtabrechnung durchgeführt, jedoch erfolgt keine Speicherung der Lohnkonten und der Durchschnittswerte. Nach einer Probeabrechnung muss immer eine Echtabrechnung erfolgen!

Das gewünschte Formular für den Druck der Probeabrechnung kann ausgewählt werden. Durch Eingabe der Personalnummer bzw. Markieren im Personalauflist kann die Probeabrechnung gestartet werden.

Hinweis:

Mit einem rechten Mausklick können Sie grundsätzlich aus jeder Maske eine Probeabrechnung für einzelne oder mehrere Mitarbeiter starten.

Monatsabrechnung

Je nach Abrechnungsstatus stehen für die Abrechnung verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

• Erstabrechnung in einer Gruppe

Erstabrechnung aller Arbeitnehmer

Vorwegabrechnung einzelner Arbeitnehmer

Vorschuss/ Abschlag

• Erstabrechnung in Gruppen

Erstabrechnung 1. Gruppe

Erstabrechnung 2. Gruppe

Vorschuss/ Abschlag

• Wiederholungsabrechnung in einer Gruppe

alle Arbeitnehmer

einzelne Arbeitnehmer

• Wiederholungsabrechnung in Gruppen

Wiederholungsabrechnung 1. Gruppe

Wiederholungsabrechnung 2. Gruppe

Unter "Einstellungen" sollte immer die Datensicherung aktiviert sein, da einige Werte, wie z.B. Darlehen, Pfändungen, Arbeitszeitkonten, nur vor einer Erstabrechung änderbar sind. Man kann sich dann wieder vor die Erstabrechnung zurücksetzen und die Änderungen eingeben und nochmals eine Erstabrechnung durchführen. Ebenfalls ist das gewünschte Formular (2,3,4) für die Verdienstabrechnung auszuwählen.

Bitte beachten:

Bei einer "Vorwegabrechnung" handelt es sich um eine vorgezogene Erstabrechnung. Mitarbeiter, die über eine Vorwegabrechnung abgerechnet wuwrden, erscheinen nicht mehr bei der Erstabrechnung. Die Bewegungsdaten sind ebenfalls nicht mehr sichtbar in der Bewegungsdatenmaske. Vorwegabrechnungen sind zu vermeiden!

Bitte beachten:

Bei einer Gruppenabrechnung ist darauf zu achten, dass immer zuerst die 1. Gruppe abgerechnet werden muss. Danach kann eine Erstabrechnung der 2. Gruppe bzw. eine Wiederholungsabrechnung der 1. Gruppe erfolgen.

Nach einer Erstabrechnung können unbegrenzte Wiederholungsabrechnungen für einzelne Mitarbeiter durchgeführt werden.

Verdienstabrechnung Formular

Bereits erstellte Verdienstabrechnungen können für den laufenden Monat wiederholt ausgegeben werden.

Über die verschiedenen Auswahlmasken

• Übersicht
• Personalnummer
• Familienname
• Kostenstelle
• Eintritt/ Austritt
• Personenstatus
• Beschäftigung

kann die Ausgabe der Verdienstabrechnungen auf bestimmte Bereiche (Filterfunktion) eingeschränkt werden bzw. die Sortierung verändert werden.

Monatsabschluss

Register "Auswertungen"

Im diesem Fenster können per Checkbox für die Standardlisten voreingestellt werden, ob sie per Listenautomatik gedruckt, zum Archiv hinzugefügt oder nur ins Archiv erstellt werden.

Über den Button "Listenautomatik und Meldeautomatik"

1. kann die "Listenautomatik" (Autodruck) gestartet werden
2. kann die "Meldeautomatik" gestartet werden
3. können "Listen ausgeben (Sammeldruck)" ausgegeben werden
4. die "DEÜV Monatsmeldungen" erstellt werden

4a. "LStB bearbeiten" bearbeitet werden

4b. "LStB senden" gesendet werden

Über den Button "Listeneinstellungen konfigurieren" können weitere Listen für die Ausgabe ausgewählt und aktiviert werden.

Über den Button "Zahlungsausgabe in der Automatik" können Varianten angelegt, und / oder für für Zahlungsausführungen

• Lohn- und Gehaltszahlung
• Vermögensbildung
• Krankenkasse
• Finanzamt
• zusätzliche Überweisungen
• Öffentlicher Dienst (VBL, VBLU)
• Baulohnabrechnung (ZVK, WBU)
• Altersvorsorge
• Pfändung

mit Aktivierung der Checkbox ausgewählt werden. Gleichwohl können für Zahlungsausführungen über Varianten für die automatische Erstellung aktiviert werden.

Über den Button "Archiveinstellungen" können alle Auswertungen, die auch gedruckt werden, in einem Archiv abgelegt werden. Aktivieren Sie hierfür die Archivverwaltung. Es werden die Printdateien der Auswertungen gespeichert. Diese können auch unter einem PRN-Format als PRN-Archivdateien (Print file = Druckdateien) unter dem Mandantenordner abgelegt werden. Wählen Sie ein Laufwerk und einen Archivordner an, damit diese Dateien ordentlich gespeichert werden. Die Zugriffe auf das Archiv können durch ein Passwort geschützt werden.Die Archivierung kann entweder unter dem Mandantenordner oder in einen separat anzugebenden Archivordner erfolgen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit die Archivierung als PDF (Portable Document Format) durchzuführen. Dafür ist das Lohndata Zusatzmodul PDF-Archivierung und das Programm Adobe Acrobat Destiller (wird nicht mitgeliefert und ist extern zu erwerben) erforderlich. Nähere Information zur PDF-Archivierung finden Sie in der separaten Installations- und Benutzeranleitung zur PDF-Archivierung.

Grundeinstellungen - Archiv

• Archivverwaltung aktivieren
• Archivdateien unter der Mandantenstruktur
• Archivdateien werden im PDF-Format abgelegt

Legen Sie ein Archivverzeichnis (PRN-Dateien) an

1. Laufwerk (z.B. V:)
2. Ordner (z.B. Archiv)

Benennen Sie noch den Namen des Archives (nur Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen) z.B. Mandantenname Gleichwohl können Sie die Checkbox aktivieren oder deaktivieren (sobald die Checkbox deaktiviert ist, erfolgt die Übergabe ins Archiv).

Bitte beachten:

Eine Änderung des Namens des Archives verändert den Speicherort der Archivdateien. Es kann somit eine Mehrfachverteilung von Archivdaten auftreten. Eine Veränderung nach bereits vorliegenden Archivierungen ist nicht sinnvoll. Bitte sorgen Sie für Archivierungen für genügend Speicherplatz.

Register "Meldewesen"

Über die Registerkarte "Meldewesen" gelangt man zu den verschiedenen Meldeverfahren (DEÜV, DFÜ-Beitragsnachweise, DFÜ-Lohnsteueranmeldung und DFÜ-Lohnsteuerbescheinigung). Vor dem Monatswechsel ist jeder Menüpunkt abzuarbeiten. Nähere Informationen zu den einzelnen Meldeverfahren findet man unter "Auswertung > Meldeverfahren".

Register "Monatswechsel"

Über die Registerkarte Monatswechsel erfolgt dann der endgültige Abschluss des lfd. Monats und die Weiterschaltung in den Folgemonat.

Register "Jahreswechsel"

Siehe Checkliste "Jahreswechsel".