Mandant

Mandantenwechsel

Es bestehen mehrere Möglichkeiten, von einen Mandanten in einen anderen Mandanten zu wechseln.

Alternative 1

Aus der "Übersicht" unter "Mandant" kann der Menüpunkt "Mandantenwechsel" aufgerufen werden.

Durch ein Doppelklick auf "Mandantenwechsel" öffnet sich folgendes Fenster.

Hier wird entschieden, ob der aktuelle Mandant beendet werden soll. Bei JA öffnet sich die Mandantenübersicht und es kann ein neuer Mandanten ausgewählt werden.

Alternative 2

Durch das Betätigen der Combobox wird die Mandantenübersicht aufgerufen. Jetzt kann zum gewünschten Mandanten gewechselt werden. Der zuletzt geöffnete Mandat wird automatisch beendet.

Mandantenstamm

Über diese themengeordnete Zusammenfassung sind die Eingabemasken für die Mandanteneinrichtung direkt aufrufbar. Über Ausgabe Mandantenstammdaten - "Mandantenstammblatt" sowie "Firmenstammblatt" wird eine Übersicht mit den wichtigsten Daten des Mandanten bzw. der Firmen erstellt. Diese können angezeigt und/ oder ausgegeben werden.

Allgemein

Branchenzuordnung

Bei der Anlage des Mandanten ist die Branche für die Abrechnung anzugeben. Es wird unterschieden zwischen:

• Normallohnmandant
• Baulohnmandant
• Öffentlicher Dienst Mandant

Durch die Kennzeichnung werden die branchenspezifischen Eingabemasken und Abrechnungsroutinen freigegeben.

Adressdaten

Register "Allgemein"

Anzugeben sind die Angaben zum Mandanten:

• Anrede
• Unternehmensbezeichnung
• Art des Unternehmens
• Sortierung Mandant (Name, der in der Mandantenübersicht angezeigt wird)
• Gesellschaftsform
• Bundesland (Sitz des Unternehmens)

Ferner können Angaben zur Betriebsdatenmeldung (Betriebsdatenänderung oder Betriebsaufgabe) aktiviert werden.

Bitte beachten:

Sonderzeichen ( "", !, $, &, ?, *, |, >, <) dürfen in der Unternehmensbezeichnung nicht vorkommen.

Register "Adresse"

Anzugeben sind die Adressdaten des Mandanten.

Standardmäßig wird von einer Inlandsadresse ausgegangen.

Bei Eingabe der Postleitzahl (PLZ), wird bei gleichen PLZ immer der erste Eintrag aus dem Katalog angezeigt. Der Ort kann dann überschrieben werden. Wird kein Ort angezeigt, muss der Katalog der PLZ ergänzt werden.

Für die Anschrift im Ausland ist "Auslandsadresse" auszuwählen. Hier erfolgt keine Auswahl aus einem PLZ-Katalog. Die PLZ und der Ort sind zu erfassen und die Nationalität auszuwählen.

'Register "Kommunikation"

Für die Meldeverfahren DEÜV, EEL und AAG muss mindestens die Zeile des 1. Ansprechpartners ausgefüllt werden.

Register "Sonstiges"

Für spezielle Auswertungen können hier entsprechende Angaben und / oder Werte hinterlegt werden.

Register "Passwort"

Jeder Mandant kann mit einem Passwort gesichert werden, damit für Unberechtigte der Zugriff verweigert wird. Der Mandant erscheint zwar in der Mandantenübersicht, kann aber erst nach Eingabe des Passwortes bearbeitet werden.

Register "statistische Adresse"

Anstatt der standardmäßigen vergebenen Adressdaten kann für die E-Mail Adressdatei diese statistische Adresse verwendet werden. Die notwendige Einstellung dazu finden Sie unter Mandanten > Adressdaten > Adresse > Adressübergabe "statistische Adresse".

Register "Memo"

Es können 8 Memotexte mit 80 Zeichen je Textfeld individuell hinterlegt werden.

Register "Service"

Die schon vergebene Mandantennummer kann hier geändert werden.Ferner kann eine Beraternummer und ein Beratername für die Übergabe an die DATEV-Fibu-Schnittstelle hinterlegt werden.

Bitte beachten:

Denken Sie daran, dass eine Änderung der Mandantennummer auf die weiteren Auswertungen Einfluss haben kann, z.B. Datenexport mit Excel oder einer Schnittstellenübergabe an die Finanzbuchhaltung.

Zahlungsverkehr

Bankverbindung

Für jeden Mandanten können bis zu 99 unterschiedliche Bankverbindungen hinterlegt werden. Über den Button "Neu" wird die Bankverbindung (IBAN und BIC) erfasst. Alternativ kann auch die Bankleitzahl (BLZ) und die Kontonummer hinterlegt werden. Anschließend ist dann die IBAN und BIC zuzuweisen.

Bankverbindung umstellen

Mit Einführung von IBAN / BIC können die Bankverbindungen automatisch umgestellt werden.

Dieses betrifft folgende Bereiche:

• Mandanten
• Krankenkassen
• Finanzamt
• öffentlicher Dienst
• Baugewerbe
• Personen
• Institut für VWL
• Institute für Altersvorsorge
• Pfändungen
• zusätzliche Überweisungsträger

Sie können eine "Liste der Bankverbindungen" aufrufen und ausgeben.

Bitte beachten:

Bitte überprüfen Sie generell die umgestellten Bankverbindungen, da einige Banken Abweichungen beim Aufbau haben. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss bei der Umstellung der Bankverbindung.

Prüfungen und Termine

Prüfungen

Über durchgeführte Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV), des Finanzamts, der Bundesagentur für Arbeit, der Berufsgenossenschaft, der Sozialkasse Bau (SOKA) oder des Zolls können hier Informationen hinterlegt werden.

Abgabe-/ Fälligkeitstermine

Hier kann eine "Auswertung" für alle fälligen Zahlungen erstellt werden. Für Rückerstattungen (Guthaben) der Krankenkasse die Bankverbindung und ein individueller Text hinterlegt werden.

Über die Fälligkeit von Steuer und SV-Abgaben, der Beitragsschuld bei Schätzung oder Fiktivabrechnung und die Rückerstattungen von Sozialabgaben kann eine Auswertung erstellt werden.

Das "Datum der Eingänge" für Beitragsnachweise und Lohnsteuer und deren Zahlungen werden von Lohndata vorbelegt.

Bitte beachten:

Test

Steuer

Registerkarte "Lohnsteueranmeldung"

Für die Abführung der Steuern sind die Angaben des für die Firma zuständigen Finanzamts, der Steuernummer des Mandanten und der Anmeldezeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich) notwendig. Werden die Steuern in einem anderen Bundesland als das des Firmensitzes entrichtet, ist das abweichende Bundesland über den "Bundeslandparameter" auszuwählen und zu schlüsseln.

Wird die Abrechnung des Vormonats erst nach dem Anmeldetermin der Lohnsteueranmeldung erstellt, ist die Verschiebung des Anmeldezeitraums erforderlich. Bei aktivierter Checkbox wird die Lohnsteueranmeldung für den aktuellen Monat erst im Folgemonat zur Anmeldung gebracht. Für den ersten Abrechungsmonat ist dann eine sog. Nullmeldung zu erstellen.

Hinweis:

Die Abrechnung für den Monat Januar erfolgt erst am 20. Februar. Für die Lohnsteueranmeldung "Januar" (Termin im Februar) ist eine Nullmeldung zu erstellen und die Checkbox zu aktivieren. In der Lohnsteueranmeldung "Februar" (Termin im März) werden dann die Werte aus der Januarabrechnung gemeldet.

Auf der Registerkarte "Zahlungsweise" ist die Zahlungsart und ggf. die Kontoverbindung des Finanzamts zu hinterlegen.

Auf der Registerkarte "Lohnsteuerjahresausgleich" wird festgelegt, ob mit der Dezemberabrechnung der Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber durchgeführt werden soll (gesetzliche Einschränkungen werden dabei berücksichtigt).

Bitte beachten:

Soll bei aktiviertem Lohnsteuerjahresausgleich dieser für einzelne Mitarbeiter nicht durchgeführt werden, ist in den Bewegungsdaten im Dezember mit "Wert = 9 und BS 65" die Durchführung abzuschalten.

Über die Registerkarte "Fibu" können abweichende Verbindlichkeitskonten (müssen vor Verwendung erst in der Kontenverwaltung angelegt sein) für die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag hinterlegt werden.

Pauschalsteuern

Die Aufteilung der pauschalen Kirchensteuer wird standardmäßig über den Bundeslandparameter des Mandanten vorgegeben. Soll eine abweichende Aufteilung erfolgen, z.B. bei Abrechnungen in der Land- und Forstwirtschaft, ist hier die entsprechende Aufteilung für die evangelische, katholische oder sonstige Kirche vorzunehmen und der Prozentsatz für die pauschale Kirchensteuer zu hinterlegen. Soll die pauschale Kirchensteuer entsprechend der Konfession erhoben werden, ist die entsprechende Checkbox zu aktivieren.

Bitte beachten:

Wird die pauschale Kirchensteuer entsprechend des Konfessionsschlüssels erhoben gilt folgendes:

Für konfessionslose Mitarbeiter wird keine pauschale Kirchensteuer berechnet.

Für konfessionsgebundene Mitarbeiter wird dann die normale Kirchensteuer (8% oder 9%, siehe BFH-Urteil v. 30.11.1989) erhoben.

Bei deaktivierter Checkbox wird grundsätzlich für alle Mitarbeiter, unabhängig von der Konfession, die ermäßigte pauschale Kirchensteuer berechnet.

Wird ein abweichender Prozentsatz für die pauschale Lohnsteuer eingetragen, wird dieser vorrangig zu dem im Programm hinterlegten Rechenvorschriften nach den gesetzlichen Bestimmungen für die Berechnung der pauschalen Lohnsteuer verwendet. Der abweichende Prozentsatz ist z.B. für die Land- und Forstwirtschaft von Bedeutung.

Sozialversicherung

Eigene Krankenkassen / Versorgungswerk

Bitte beachten:

Für die Anlage einer Krankenkasse oder eines Versorgungswerks wird die Betriebsnummer benötigt. Wählen Sie "Krankenkasse" oder "Versorgungswerk an.

Weiterhin ist die

• Anschrift,
• Bankverbindung und Zahlungsform
• Arbeitgeberbeitragskonto oder die Zahlstellennummer
• Angaben zur Verrechnung der Erstattung

zu hinterlegen.

Registerkarten "Umlage" und "Umlagewerte"

Für die Berechnung der richtigen Umlagesätze und Erstattungsprozente muss die entsprechende Umlagegruppe ausgewählt werden, da in der Krankenkassenverwaltung alle Beitrags- und Umlagesätze hinterlegt werden. Somit ist die Beitragspflege nur einmal in der Kanzlei notwendig.

Beim Mandanten wird dann zwischen den einzelnen Umlagebeitragssätzen unterschieden.

Registerkarte "Kommunikation"

Hier können Ansprechpartner und Rufnummern der Krankenkasse hinterlegt werden.

Registerkarte "FIBU"

Für jede Krankenkasse oder Versorgungswerk können von den Mandantenkonten abweichende Forderungs- und Verbindlichkeitskonten hinterlegt werden. Hierdurch kann in der Buchungsliste für jede Krankenkasse ein separates Fibu-Konto ausgewiesen werden.

Bitte beachten:

Abweichende Fibu-Konten sind vor der Verwendung in der Kontenverwaltung erst anzulegen.

Umlage/ Beitragsschuld/ AAG

Anzugeben ist, welche Umlageberechnung für den Mandanten standardmäßig erfolgen soll.

Seit Januar 2009 ist eine Insolvenzgeldumlage zu zahlen. Die Checkbox ist daher vom Programm standardmäßig aktiviert. Abweichungen von der Grundeinstellung können bei der Person hinterlegt werden.

Für die Berechnungsgrundlagen zum Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) sind die Lohnarten für die Entgeltfortzahlung und Mutterschutz festzulegen.

Hinweis:

Zur Vereinfachung wird empfohlen die Lohnarten dementsprechend anzulegen.

Die Beitragsschuldermittlung kann entweder durch eine Abrechnung des laufenden Monats erfolgen (z.B. wenn nur gleichbleibende Bezüge abgerechnet werden) oder durch Schätzung (auf Basis des Vormonats) bzw. Fiktivabrechnung (auf Basis einer Probeabrechnung des laufenden Monats unter Berücksichtigung variabler Daten) ermittelt werden. Wird eine Schätzung / Fiktivabrechnung durchgeführt, ist die Checkbox zu aktivieren.

Betriebsnummer des Arbeitgebers

Register "BN ohne mehrere Betriebsstätten"

Anzugeben ist die von der Bundesagentur für Arbeit für diesen Betrieb vergebene Betriebsnummer, wenn keine weiteren Betriebsstätten bestehen. Für die Datenübermittlung der Beiträge zur Krankenversicherung der Rentner (KVdR) - Versorgungsbezüge - ist es erforderlich, die Zahlstellennummer, vergeben von der Krankenkasse, zu hinterlegen. Die Adresse der zuständigen Bundesagentur kann aus dem Katalog ausgewählt werden. Für die Kurzarbeitergeldberechnung (KUG) erhält der Betrieb von der Bundesagentur für Arbeit eine Stammnummer, die ebenfalls zu hinterlegen ist.

Register "BN mit mehreren Betriebsstätten"

Hat der Mandant mehrere Betriebsstätten, ist zuerst die Hauptbetriebsnummer der Hauptbetriebsstätte zu erfassen. Diese ist für einige Schnittstellenprogramme erforderlich. Anschließend werden die Betriebsstätten eingerichtet.

Über den Button "Neu" wird eine neue laufende Nummer vergeben. Anzugeben ist die von der Bundesagentur für Arbeit für diese Betriebsstätte vergebene Betriebsnummer. Die Adresse der zuständigen Bundesagentur kann aus dem Katalog ausgewählt werden. Für jede Betriebsstätte müssen die dort verwendeten eigenen Krankenkassen zugeordnet werden.

Bitte beachten:

Für gleiche Krankenkassen in verschiedenen Betriebsstätten müssen unterschiedliche, eigene Krankenkassennummern verwendet werden.

Hinweis:

Die Krankenkasse "DAK" wird in der Betriebsstätte "1" und "3" verwendet. Hierzu ist die "DAK" zweimal mit unterschiedlichen eigenen Krankenkassennummern (z.B. 110 und 310) anzulegen.

Ebenfalls müssen der Betriebsstätte die dort beschäftigten Mitarbeiter zugeordnet werden.

Bitte beachten:

Jedem Mitarbeiter muss die richtige Betriebsstätte und Krankenkasse (eigene KK-Nummer) in der entsprechenden Betriebsstätte zugeordnet werden.

Krankenkassenverwaltung

Die Krankenkassen werden anhand ihrer Betriebsnummer verwaltet. Diese ist notwendig für die korrekte Übermittlung der Meldungen zur DEÜV sowie der Beitragsnachweise per DFÜ und der Aktualisierung der Beitragssätze. Die zu bearbeitende Krankenkasse ist aus dem Katalog auszuwählen.

Bitte beachten:

Sonderzeichen ( "", !, $, &, ?, *, |, > , <) im Krankenkassennamen dürfen nicht verwendet werden.

Für die einheitliche Zuordnung einer Krankenkasse innerhalb der Mandanten kann als Sortiermerkmal eine eigene Nummer der Krankenkasse zugewiesen werden. Beim Aufruf der Registerkarte "KK-Prozentsätze" werden die aktuellen Beitragssätze der ausgewählten Krankenkasse angezeigt. Die Beitragssätze werden zeitabhängig verwaltet, so dass für Nachberechnungen immer auf den richtigen Beitragssatz zurück gegriffen werden kann. Jedem Datensatz wird eine laufende Nummer zugeordnet. Beim Aufruf "Beitragssätze zuordnen" erscheint die Historie der bisherigen Beitragssätze. Über den Button "neue Beitragssätze zuordnen" können Beitragssätze für weitere Zeiträume angelegt werden. Die gleiche Verfahrensweise gilt für die Registerkarte "Entgeltfortzahlung" (Umlage- und Erstattungssätze) und für die Registerkarte "Versorgungsbezug" (Versorgungssätze).

Umlage/ Beitragsschuld/ AAG

Anzugeben ist, welche Umlageberechnung für den Mandanten standardmäßig erfolgen soll.

Seit Januar 2009 ist eine Insolvenzgeldumlage zu zahlen. Die Checkbox ist daher vom Programm standardmäßig aktiviert. Abweichungen von der Grundeinstellung können bei der Person hinterlegt werden.

Für die Berechnungsgrundlagen zum Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) sind die Lohnarten für die Entgeltfortzahlung und Mutterschutz festzulegen.

Hinweis:

Zur Vereinfachung wird empfohlen die Lohnarten dementsprechend anzulegen.

Die Beitragsschuldermittlung kann entweder durch eine Abrechnung des laufenden Monats erfolgen (z.B. wenn nur gleichbleibende Bezüge abgerechnet werden) oder durch Schätzung (auf Basis des Vormonats) bzw. Fiktivabrechnung (auf Basis einer Probeabrechnung des laufenden Monats unter Berücksichtigung variabler Daten) ermittelt werden. Wird eine Schätzung / Fiktivabrechnung durchgeführt, ist die Checkbox zu aktivieren.

Betriebsnummer des Arbeitgebers

Die Krankenkassen werden anhand ihrer Betriebsnummer verwaltet. Diese ist notwendig für die korrekte Übermittlung der Meldungen zur DEÜV sowie der Beitragsnachweise per DFÜ und der Aktualisierung der Beitragssätze. Die zu bearbeitende Krankenkasse ist aus dem Katalog auszuwählen.

Bitte beachten:

Sonderzeichen ( "", !, $, &, ?, *, |, > , <) im Krankenkassennamen dürfen nicht verwendet werden.

Für die einheitliche Zuordnung einer Krankenkasse innerhalb der Mandanten kann als Sortiermerkmal eine eigene Nummer der Krankenkasse zugewiesen werden. Beim Aufruf der Registerkarte "KK-Prozentsätze" werden die aktuellen Beitragssätze der ausgewählten Krankenkasse angezeigt. Die Beitragssätze werden zeitabhängig verwaltet, so dass für Nachberechnungen immer auf den richtigen Beitragssatz zurück gegriffen werden kann. Jedem Datensatz wird eine laufende Nummer zugeordnet. Beim Aufruf "Beitragssätze zuordnen" erscheint die Historie der bisherigen Beitragssätze. Über den Button "neue Beitragssätze zuordnen" können Beitragssätze für weitere Zeiträume angelegt werden. Die gleiche Verfahrensweise gilt für die Registerkarte "Entgeltfortzahlung" (Umlage- und Erstattungssätze) und für die Registerkarte "Versorgungsbezug" (Versorgungssätze).

Unfallversicherung

Für den Mandanten müssen die entsprechenden Angaben zur Unfallversicherung mit Angabe der UV-Betriebsnummer und der UV-Mitgliedsnummer hinterlegt werden. Die Mitgliedsnummer kann überprüft werden.

Auf der Registerkarte "Entgelte/Stunden" sind vom Programm der Höchstbetrag und die Jahresarbeitsstunden vorbelegt.

Auf der Registerkarte "Ansprechpartner UV" kann der Ansprechpartner bei der UV, die Telefonnummer, die E-Mail und Internetadresse der Berufsgenossenschaft hinterlegt werden.

Ab 2016 werden auf der Registerkarte "DGUV-Verfahren" für das elektronische Meldeverfahren an die DGUV die Stammdaten hinterlegt.

Hinweis:

Über den Button "Hinweise zum Verfahren" finden Sie die genaue Beschreibung zur Unfallversicherung.

Bitte beachten:

Bitte verfahren Sie unbedingt entsprechend der Checkliste zur DGUV, damit die Meldungen auch korrekt übertragen werden können.

Überblick Zusatzbeiträge (KIBS)

Über den Button gelangen Sie direkt auf die Übersichtsseite der aktualisierten Zusatzbeiträge der Krankenkassen.

Ausgabe Mandantenstammblatt

Je nach Aufruf erhalten Sie unterschiedliche Stammblätter zum Mandanten.

Organisation

MandantendatenErgänzen

Hier wird ein Einrichtungsassistent für die wichtigsten Mandantendaten angeboten. Jede bearbeitet Eingabemaske wird mit dem

Bearbeitungskennzeichen gekennzeichnet.

Übergabe Stammdaten in andere Mandanten

Über diese Maske können verschiedene Stammdaten von einen Mandanten in einen anderen Mandanten übertragen werden. Auszuwählen ist zuerst der Ausgangsmandant (Quellverzeichnis) und der Empfängermandant (Zielverzeichnis). Wählen Sie anschließend die Punkte aus, die in den neuen Mandanten kopiert werden sollen. Abschließend ist der Kopiervorgang zu starten.

Lohnarten

Bruttolohnarten

Schauen Sie bei Bruttolohnarten unter Kanzleiverwaltung.

Nettolohnarten

Schauen Sie bei Nettolohnarten unter Kanzleiverwaltung.

Konten für Bruttolohnarten

Schauen Sie bei Register "FIBU-Konten">Bruttolohnarten unter Kanzleiverwaltung.

Konten für Nettolohnarten

Schauen Sie bei Register "FIBU-Konten">Nettolohnarten unter Kanzleiverwaltung.

Finanzbuchhaltung

Konten und Buchungstexte

Für die Erstellung der Buchungsliste(n) müssen FIBU-Konten im sog. Kontenrahmen mit den dazugehörigen Buchungstexten angelegt werden. Anzugeben ist eine Kontonummer (max. 6-stellig) mit dem entsprechenden Buchungstext. Ebenfalls ist zu kennzeichnen, ob es sich um ein Kostenkonto handelt und ob es sich um ein Sach-, Debitoren- oder Kreditorenkonto handelt. Soll bei dem Erlöskonto die Umsatzsteuer gleich verrechnet werden, ist der Umsatzsteuersatz und das entsprechende Erlös- und Umsatzsteuerkonto anzugeben.

Kontenzuweisung

Für die Erstellung der Buchungsliste(n) müssen die Verrechnungs-, Verbindlichkeits-, Kosten- und Forderungskonten in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden.

Bitte beachten:

Die Fibu-Konten müssen vor der Zuweisung unter "Konten und Buchungstexte" angelegt sein.

Tabellen

Entgelttabellen

Für die Abrechnung im TVöD-Bereich können Tariftabellen hinterlegt werden. Die Standardtabellen werden von Lohndata mit ausgeliefert und gewartet. Abweichende Tabellen können selbst erfasst werden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie auch die "Hinweise zum Verfahren". Bei Fragen zur Einrichtung eigener Tabellen wenden Sie sich an unseren Support (Rückrufanforderung in Kanzleicenter).

Siehe auch die Beschreibung unter Kanzlei > Kanzleiverwaltung > Register "Tabellen" > Gehaltstabellen.

Stundenlohntabellen

Für die Abrechnung im TVöD-Bereich können Tariftabellen hinterlegt werden. Die Standardtabellen werden von Lohndata mit ausgeliefert und gewartet. Abweichende Tabellen können selbst erfasst werden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie auch die "Hinweise zum Verfahren". Bei Fragen zur Einrichtung eigener Tabellen wenden Sie sich an unseren Support (Rückrufanforderung in Kanzleicenter).

Siehe auch die Beschreibung unter Kanzleiverwaltung > Register "Tabellen" > Stundenlohntabellen.

Lohngruppen

Für den Mandanten können eigene Lohngruppen eingerichtet werden. Beim Personal kann dann die Lohngruppe in den Stundenlöhnen hinterlegt werden. Die Einrichtung einer Lohngruppe erfolgt durch Eingabe eines Großbuchstaben gefolgt von zwei Ziffern (z.B. A01) und des Betrages.

weitere Mandantendaten

Kosten

Für eine Kostenauswertung ist es notwendig Kostenstellen, Kostenträger und Funktionsarten zu erfassen. Die einzelnen Kataloge sind hier zu erfassen. Des Weiteren kann eingestellt werden, dass die Kostenstellenliste nach Namen sortiert ausgegeben wird.

Kurzarbeit

Für die Abrechnung von Kurzarbeit und die Erstellung der Anträge für die Bundesagentur ist es erforderlich, die Stammnummer für den Betrieb (vergeben von der Bundesagentur), die betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit, den Abrechnungsbeginn für KUG und die Anschrift des Lohnbüros zu hinterlegen.

Hinweis:

Das Konjunkturpaket 2009 ist ausgesetzt.

Bitte beachten:

Ausführliche Informationen zur KUG/S-KUG-Abrechnung finden Sie unter "Hinweise zum Verfahren" und der "Checkliste" rechts oben in dieser Maske.

Zuschläge für SFN

Werden Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN) abgerechnet, die über die gesetzlichen Bestimmungen der prozentualen Zuschläge hinausgehen, ist die Checkbox zu aktivieren.

Hinweis:

Die Zuordnung als Grund- bzw. Basislohn wird in den "Bruttolohnarten > SFN" festgelegt. Ausführliche Informationen zur Berechnung und Einrichtung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge finden Sie in den Praxistipps.

Die betriebsübliche regelmäßige monatliche Arbeitszeit wird für die Berechnung des Grundlohns bei Festbezügen benötigt. Abweichende Arbeitszeiten können beim Mitarbeiter hinterlegt werden.

Fuhrpark

Für die Abrechnung Firmenwagen bzw. Dienstwagen die dem Arbeitnehmer zur persönlichen Nutzung zur Vergügung gestellt werden, müssen die allgemeinen Fahrzeugdaten in den Mandantendaten erfasst werden. Klicken Sie auf "NEU" um ein neues Fahrzeug im Fuhrpark an zu legen. Es kann zwischen unterschiedlichen Fahrzeugtypen gewählt werden. Bei der Auswahl Hybrid/Elektrofahrzeug wird automatisch der s.g. Nachteilsausgelich errechnet, wenn das Jahr der Erstzulassung erfasst wird. Die Berechnung des geldwerten Vorteils erfolgt aus dem Bruttolistenpreis. Dieser kann entweder aus dem Nettopreis ermittelt werden oder direkt als Bruttolistenpreis vorgegeben werden. Aus der Maske herraus kann das Fahrzeug einer Person oder einem Fahrzeugpool zugeordent werden.

Fahrzeugpool

Ein Fahrzeugpool behinhaltet ein oder mehrere Fahrzeuge, welche für mehrere Arbeitnehmer zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf "NEU" um einen Fahrzeugpool zu eröffnen und die Anzahl der Nutzungsberechtigten zu erfassen. Diesem Fahrzeugpool, können in der Maske Fuhrpark dann ein oder mehere Fahrzeuge zugeordnet werden. Die Nutzungswerte werden auf alle Nutzungsberechtigen aufteteilt.

Arbeitszeiten

Zeitkonten

Registerkarte "Allgemein"

Auszuwählen ist das gewünschte Arbeitszeitkontenmodell.

Folgende Auswahl ist möglich:

• Kein AZK
• Manuelles AZK (nur Stunden)
• Manuelles AZK (Stunden und Beträge)
• Manuelles Gleitzeitkonto (Stunden und Beträge)
• AZK-Modell Bauhauptgewerbe
• Ende des AZK mit zuletzt abgerechnetem Monat

Die Angabe des Beginndatums ist zwingend erforderlich. Für eine zeitliche Begrenzung kann ein Enddatum hinterlegt werden. Bei aktivierter Checkbox erfolgt dann mit dem Endmonat ein automatischer Ausgleich des Arbeitszeitkontos (AZK). Die zu bezahlende Mindestarbeitszeit dient nur als Infofeld (keine weiteren Berechnungen). Der Eintrag "Unter- und Obergrenze" grenzt die Stunden im AZK ein.

Registerkarte "Optionen"

Hier können folgende Einstellungen für den Aufbau des Arbeitszeitkontontos gewählt werden:

• keine Veränderung
• Bruttobetrag und Faktor nach Übergabe in das Arbeitszeitkonto löschen
• nur Bruttobetrag löschen
• positive Darstellung der Stunden (Haken in der Checkbox setzen)

Bitte beachten:

Beim Erreichen der Unter- und/oder Obergrenze werden die Stunden in der Abrechnung zwar berechnet, jedoch nicht vom Arbeitszeitkonto abgetragen/ hinzugefügt. Es sind unbedingt die Verarbeitungshinweise zu beachten, damit Korrekturen vorgenommen werden können.

Regelmäßige/ Feste Arbeitszeit

Für die betriebliche Arbeitszeitverwaltung sind die Arbeitstage zu hinterlegen, wenn die Umrechnung der Festbezüge bei Teilmonaten auf "Betrag x zu bez. Arbeitstage / mtl. Arbeitstage" eingestellt wird. Für die Berechnung müssen die zu bezahlenden Arbeitstage mit dem Bearbeitungsschlüssel "16" über Bewegungsdaten gemeldet werden. Abweichende monatliche Arbeitstage beim Mitarbeiter werden mit Bearbeitungsschlüssel "49" ebenfalls über Bewegungsdaten eingegeben. Die betriebsübliche, wöchentliche Arbeitszeit wird für die KUG-Abrechnung oder bei Teilzeitkräften im öffentlichen Dienst für die Kürzung der Bezüge entsprechend dem Teilzeitfaktor benötigt. Bei Teilmonaten werden die hinterlegten Festbezüge automatisch gekürzt, sofern dieses in den Festbezügen gewünscht wird. Es ist die gewünschte Berechnungsmethode für die Kürzung bei Teilmonaten auszuwählen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Betrag x zu bezahlende Kalendertage/ 30 Tage
• Betrag x zu bezahlende Kalendertage/ tatsächliche Kalendertage
• Betrag x Resttage (Monat = 30 Tage)/ 30 Tage
• Betrag x zu bezahlende Arbeitstage/ monatliche Arbeitstage

Die Suchreihenfolge der monatlichen Arbeitstage erfolgt:

1. aus Personal > Entlohnung > Stundenlöhne
2. aus Mandant > Arbeitszeiten > regelmäßige / feste Arbeitszeit
3. Arbeitstage bei 5-Tage-Woche ohne Betrachtung von Eintritt oder Austritt

Monatliche tarifliche Arbeitszeit

Einzutragen sind die "monatlichen tariflichen Arbeitsstunden", inklusive der Wochenfeiertagsstunden. Sie werden für die Berechnung bei KUG, S-KUG und SFN-Zuschlägen benötigt.

Bitte beachten:

Diese Werte müssen nach jedem Jahreswechsel neu eingetragen werden.

Wöchentliche Sollarbeitszeit

Die "wöchentliche Sollarbeitszeit" wird z.B. für den automatischen Aufbau des Kalendariums im Baulohn benötigt. Es kann für jeden Tag (bei unterschiedlichen täglichen Arbeitszeiten) bzw. für die gesamte Woche die Arbeitszeit hinterlegt werden. Der Eintrag erfolgt zeitabhängig ab Kalenderwoche/Kalenderjahr und der Angabe entsprechender wöchentlicher Arbeitstage und der eigenen Lohnart für den Stundenlohn.

Hinweis:

Der Eintrag ist nicht für jede Kalenderwoche nötig. Nur wenn sich die Arbeitszeit ändert, ist für den folgenden Zeitraum ein neuer Datensatz anzulegen.

Betriebskalender

Im Betriebskalender sind die wöchentlichen Arbeitstage, die eigene Lohnart für den Stundenlohn und die Feiertagslohnart zu hinterlegen. Zur Information können bis zu 24 Feiertage mit Datum hinterlegt werden. Sie können eine Lohnart (Zeitlohnart sowie Feiertagslohnart mit einen Ausfallschlüssel (AS) hinterlegen.

Bitte beachten:

Diese Werte müssen nach jedem Jahr neu eingetragen werden. Ohne die betriebsüblichen wöchentlichen Arbeitstage können keine weiteren Eingaben vorgenommen werden.

Baulohn

Für die Baulohnabrechnung muss zuerst die Branche ausgewählt werden.

Folgende Branchen stehen zur Auswahl:

• Bauhauptgewerbe, Bauindustrie
• Maler- und Lackierergewerbe
• Steinmetzgewerbe
• Bauhaupt- und Malergewerbe
• Baunebengewerbe
• Sonstige Betriebe
• Kein Baulohn

Je nach ausgewählter Branche sind anschließend weitere Angaben notwendig.

Bauhauptgewerbe, Bauindustrie

Anzugeben ist, ob die Winterbauumlage berechnet werden soll. Soll für die Vorleistungszeit zum WAG Urlaub verrechnet werden, ist die Checkbox zu aktivieren. Ferner ist die Behandlung des 13. Monatseinkommen festzulegen. Ebenfalls anzugeben ist, ob das Zuschuss-Wintergeld (ZWG1) nicht berechnet werden soll. Abschließend ist die Bankverbindung der ZVK auszuwählen, die ZVK-Nummer des Arbeitgebers und die Stammnummer bei der Arbeitsagentur für ZWG/WAG einzutragen.

Maler- und Lackierergewerbe

Für das Maler- und Lackierergewerbe sind die Bankverbindung der ZVK sowie die ZVK-Nummer des Arbeitgebers zu hinterlegen.

Steinmetzgewerbe

Beim Steinmetzgewerbe ist die Betriebsnummer des Arbeitgebers, der Beitragssatz zur ZVK und der Beitragssatz zur pauschal versteuerten Zusatzversorgung zu hinterlegen. Ebenfalls ist die Bankverbindung auszuwählen.

Bauhaupt- und Malergewerbe

Anzugeben ist, ob die Winterbauumlage berechnet werden soll. Für den Ausdruck des Urlaubs im Lohnnachweis zum Jahresende ist die Checkbox zu aktivieren. Ferner ist die Behandlung des 13. Monatseinkommen festzulegen. Abschließend ist die Bankverbindung der ZVK auszuwählen, die ZVK-Nummer des Arbeitgebers fürs Bauhaupt- und Malergewerbe und die Stammnummer bei der Arbeitsagentur für ZWG/WAG einzutragen.

Baunebengewerbe

Im Baunebengewerbe sind ebenfalls Angaben zur Berechnung der Winterbauumlage, dem Ausdruck des Urlaubs im Lohnnachweis zum Jahresende, der Berechnung der Jahressonderzahlung und der Stammnummer bei der Arbeitsagentur notwendig. Ebenfalls einzugeben sind Angaben zur Zusatzversorgungskasse und zu den Kontoverbindungen.

Hinweis:

Es können, je nach Baunebengewerbe, abweichende Angaben in den einzelnen Masken zu hinterlegen sein. Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden.

Sonstige Betriebe

Nicht zuzuordnende Baubetriebe werden hier mit den entsprechenden Angaben zur Zusatzversorgungskasse und den Bankverbindungen eingerichtet.

Baustellen

Baustellen werden im Lohnprogramm wie eine Kostenstelle behandelt. Zur Anlage über den Button "Neu" einen neuen Datensatz öffnen, die Nummer der Baustelle sowie die Baustellenanschrift eintragen.

Betriebskalender

Im Betriebskalender sind die wöchentlichen Arbeitstage, die eigene Lohnart für den Stundenlohn und die Feiertagslohnart zu hinterlegen. Zur Information können bis zu 24 Feiertage mit Datum hinterlegt werden. Sie können eine Lohnart (Zeitlohnart sowie Feiertagslohnart mit einen Ausfallschlüssel (AS) hinterlegen.

Bitte beachten:

Diese Werte müssen nach jedem Jahr neu eingetragen werden. Ohne die betriebsüblichen wöchentlichen Arbeitstage können keine weiteren Eingaben vorgenommen werden.

Tarifstunden für SKug

Für die Berechnung von witterungsbedingten Ausfällen (SaisonKug), Mehraufwands-Wintergeld (MWG) und Zuschuss-Wintergeld (ZWG) müssen die monatlichen Tarifstunden für die Wintermonate hinterlegt werden.

Öffentlicher Dienst

Grundeinstellungen Öffentlicher Dienst

Register "Allgemein"

In den allgemeinen Grundeinstellungen sind Angaben zum verwendeten Tarifvertrag einzustellen. Hierbei wird unterschieden zwischen den reinen Tarifvertrag "TVöD" und den Tarifvertrag mit geänderten Arbeitszeiten. Ebenfalls muss eingestellt werden, ob Umlagebeiträge zur ZVK oder zur VBLU berechnet werden sollen. Arbeitgeberanteile ZVK werden nicht dem Gesamtbrutto zugeordnet, maßgeblich ist die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBESCHV) und ist über die Checkbox zu aktivieren.

Register "Stundenlöhne"

Für die automatische Berechnung von Zuschlagssätzen werden die Stundenlöhne 1 bis 3 vom Programm automatisch belegt. Hier kann die Automatik abgeschaltet werden.

Register "Weitere Einstellungen"

Hier kann die automatische Ermittlung der Kinderzahl aus der Kinderverwaltung aktiviert werden. Für die automatische Zahlung von Weihnachtsgeld (Zuwendung/ Sonderzahlung) und Urlaubsgeld sind die entsprechenden Lohnarten zu hinterlegen. Gleiches gilt für Einmalzahlungen aus anderen Tarifverträgen. Auf den Verdienstabrechnungen kann zwischen Verheirateten- und Kinderzuschlag unterschieden werden. Hierzu ist die Checkbox (Ortszuschlag) zu aktivieren. Ebenfalls können abweichende Berechungen für die ZVK-Umlage hier aktiviert werden.

Register "Zuwendungen"(Sonderzahlung)

Ein von den hinterlegten Konstanten abweichendes Urlaubsgeld kann in dieser Maske hinterlegt werden. Ebenfalls können von den Konstanten abweichende Angaben zum Weihnachtsgeld erfasst werden und der entsprechende Tarifvertrag hierzu ausgewählt werden. Einmalzahlungen aus Tarifverträgen sind hier beim Zahlungsmonat zu hinterlegen.

Register "TVöD"

Für die Berechnung von Mehrarbeit, Überstunden und Überstundenzuschläge werden von den BAT-Konstanten abweichende TVöD-Tabellen zugrunde gelegt. Wählen Sie hier die abweichenden Gehaltstabellen aus.

Hinweis:

Eine ausführliche Beschreibung zur Einrichtung eines Mandanten im öffentlichen Dienst finden Sie unter "Hinweise zum Verfahren".

ZVK/Versorgungskassen

Je nach Auswahl in den "Grundeinstellungen Öffentlicher Dienst" sind Angaben zur Zusatzversorgungskasse (ZVK) bzw. zum Versorgungsverband (VBLU) zu hinterlegen. Diese Konstanten sind zeitabhängig zu verwalten. Bei jeder Änderung ist ein neuer Datensatz anzulegen.

Bitte beachten:

Mit jedem neuen Gültigkeitsdatum muss ein neuer Datensatz angelegt werden, damit auch bei Nachberechnungen die Umlage in richtiger Höhe ermittelt wird.

> Zusatzversorgungskasse (ZVK)

Anzugeben sind die Prozentsätze für die entsprechenden Umlagearten. Bei der Verdienstgrenze handelt es sich um die Summe aus Endgrundvergütung und Ortszuschlag eines kinderlosen, verheirateten Angestellten der Vergütungsgruppe 1 BAT, die Verdienstgrenze für die ZVK. Bis zu dieser Verdienstgrenze werden die beitragspflichtigen Vergütungsbestandteile der Umlage (außer der zusätzlichen Umlage) unterworfen. Die Höchstgrenze ist die Besoldungsgruppe B11 eines kinderlosen, verheirateten Beamten. Für das laufende Jahr gilt die Besoldungsgruppe B11 des Monats Dezember des Vorjahres. Der Betrag zwischen der Verdienstgrenze und Höchstgrenze wird mit der vom Arbeitgeber allein zu tragenden, zusätzlichen Umlage belegt. Unter Bankverbindung sind aus dem Bankenkatalog die jeweiligen Bankverbindungen auszuwählen.

> Versorgungsverband (VBLU)

Anzugeben ist die monatliche Höchstgrenze, bis zu der Beiträge, getrennt nach Arbeitgeber und Arbeitnehmer, ermittelt werden sollen. Erfolgt keine Eintragung, werden Beiträge ohne Begrenzung berechnet. Bei einer Unterstützungskasse ist die entsprechende Bankverbindung aus dem Bankenkatalog auszuwählen, die Nettolohnart für den AG-Abzug und die AG-Mitgliedsnummer einzutragen. Unter Bankverbindung ist die Bank für die Versorgungskasse aus dem Katalog auszuwählen.

Bankverbindung

Hier können bis zu neun Bankverbindungen für den öffentlichen Dienst hinterlegt werden. Jeder Bankverbindung wird bei der Neuanlage eine Nummer zugeordnet, die dann in den Masken "ZVK / Versorgungskassen" und beim Personal unter "öffentlicher Dienst > Versorgungskasse" Verwendung finden. Angaben zur Bankverbindung und zum Verwendungszweck sind zu ergänzen. Der Eintrag Mandantenbank ist nur vorzunehmen, wenn mehrere Banken beim Mandanten hinterlegt sind.

Personalstandstatistik

Es wird eine zusätzliche Lizenz für die Personalstandstatistik benötigt.

Aus dem Katalog der Beschäftigungsbereiche ist der entsprechende Signierschlüssel auszuwählen. Für monatlich gezahlte Sonderzahlungen ist die entsprechende Lohnart einzutragen. Die Berichtsstellennummer sowie der zum Bundesland gehörige Länderschlüssel sind einzutragen. Handelt es sich um eine Einrichtung für Wissenschaft, Forschung und Entwicklung, ist die Checkbox zu aktivieren.

Umstellung auf TVöD

Für die Umstellung des Mandanten vom Tarifvertrag "BAT" auf den "TVöD" ab 01.10.2005, ist diese Maske zu aktivieren. Danach können die Vergleichsentgelte und der Besitzstand auf Basis des letzten abgerechneten Monats ermittelt werden. Hierfür kann ein Formular "Vorläufige Daten zur Überleitung", entweder nach Personalnummer oder Name sortiert, erstellt werden. Eine CSV-Datei zur Übergabe in das externe Programm "TVöD / TVU-VKA - Arbeitshilfe zur Überleitung" kann abschließend erzeugt werden.

Meldedaten Zusatzversorgung

Angaben zur ZVE/ Mitgliedsnummer

Register "Empfänger"

Hier können Sie aus dem Katalog die Zusatzversorgungskasse auswählen oder eine neue ZVK anlegen und die Zulassungsnummer hinterlegen.

Register "Kontonummer"

Anzugeben sind die Kontonummer oder Mitgliedsnummer, VBLU-Mitgliednummer bei Alt-Verträgen sowie die Mandantennummer für die Zusatzversorgungseinrichtung. Die Kontonummer wird entsprechend der Tarifgruppe übernommen. Sofern keine Zuordnung vorhanden ist, wird die Kontonummer aus der Tarifgruppe 1 verwendet.

Register "Sonstiges"

Angaben der letzten Übermittlung: Hier wird die letzte Dateinummer und das Datum der letzten Übermittlung erfasst.

ZVE Absender

Für das Meldewesen im öffentlichen Dienst (ZusatzVersorgungsEinrichtung) sind die Absenderangabe und die Zulassungsnummer des zugelassenen Betriebes erforderlich.

Auswertung

Zahlungsverkehr

Register "Zahlungsverkehr"

Für die einzelnen Bereiche kann der Zahlungsverkehr individuell eingestellt werden. Über die Combobox können verschiedene Einstellungen ausgewählt werden.

• Überweisung
• Schecks
• Diskette/ Dateiausgabe
• Lastschrift
• Indiv. Scheck, Überweisung
• Indiv. Scheck, Diskette

Wurden mehrere Mandantenbanken eingerichtet, ist die entsprechende Bank zum Zahlungsverkehr auszuwählen. Bei nur einer Mandantenbank bleibt die Bankangabe leer.

Register "SEPA"

Seit 2015 ist die Teilnahme am SEPA-Verfahren zu aktivieren.

Bei Problemen mit der Übergabe und Verarbeitung der Zahlungsdatei mittels einem externen Bankingprogramm, kann die Übertragungsdatei zusätzlich "kanonisiert". Hier werden nicht benötigte Formatierungen entfernt. Gehaltszahlungen können expliziet mit der Kennung "SALA" versehen werden.

Register "DTA"

Diese Einstellungen gelten nicht mehr für das SEPA-Verfahren

Zahlungsausgabe in Automatik

In der Listenautomatik können auch Zahlungsdateien erstellt werden. Je nach Wunsch können Zahlungsgruppen gebildet werden, die in der Variante ausgedrückt ist.

Hinweis:

Die Zahlungsdateien sollen in drei Gruppen ausgegeben werden. Hierzu werden 3 Varianten neu angelegt und dann die Checkbox "Zahlungsausführen über Variante" aktivieren.

Variante 1: Lohn- und Gehaltszahlungen und Vermögensbildung Variante 2: Krankenkasse und Finanzamt Variante 3: Altersvorsorge

Variante 4: restliche Überweisungen

Hinweistexte

Für alle Mitarbeiter kann ein fest gespeicherter Standardtext:

• Formular 2 mit 60 Zeichen
• Formular 3 mit 45 Zeichen
• Formular 4 mit 43 Zeichen

für den Druck auf der Verdienstabrechnung hinterlegt werden werden. Dieser Hinweistext erscheint auf der Verdienstabrechnung solange, bis er wieder gelöscht wird. Für den einmaligen Druck, der nach dem Monatswechsel wieder gelöscht wird, kann ebenfalls für alle Mitarbeiter ein Text hinterlegt werden. Für einzelne Mitarbeiter ist dieser Hinweistext direkt beim Personal hinterlegbar.

Bitte beachten:

Sonderzeichen ( "", !, $, &, ?, *, |, >, <) dürfen nicht verwendet werden.

Besondere Hinweise in der 1. Zeile des Adressfeldes, z.B. "Nur persönlich öffnen!", sind ebenfalls hinterlegbar (max. 30 Zeichen).

Versand Auswertung

Im Mandantenstammblatt wird ausgewählt, wohin und womit die Auswertungen versendet werden sollen. Hier können Sie festlegen, ob die Auswertungen / Bescheinigungen an den Mandanten, das Steuerbüro oder an Mitarbeiter gesendet werden sollen und ob der Versand mit der Post, mit dem Fahrdienst oder per Abholung erfolgen soll.

Hinweis:

Diese Maske dient nur als Hinweis für den Sachbearbeiter und hat keine Auswirkung auf die Auswertungen.