Personal: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 18. September 2018, 08:23 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Über diese themenorientierte Zusammenfassung sind die Eingabemasken für die Personaleinrichtung direkt aufrufbar.
Neuer Mitarbeiter
Für die Einrichtung eines "neuen Mitarbeiters" ist die Vergabe einer Personalnummer notwendig. Entweder die Personalnummer wird direkt in das Feld eingetragen oder die nächste freie Personalnummer wird durch das System übernommen. Angaben zur Person, das Eintrittsdatum und der Abrechnungstermin (Gesamt/ 1. Gruppe/ 2. Gruppe) sind zu ergänzen. Bei einer befristeten Anstellung kann das Austrittsdatum bereits mit hinterlegt werden. Für die Austrittsgründe kann ein eigener Katalog angelegt werden, der für Auswertungen herangezogen werden kann. Für die Eingabe der weiteren persönlichen Daten stehen zwei unterschiedliche Masken, Schnellerfassung und Standarderfassung, zur Verfügung.
Personalnummer kopieren
Beim Wiedereintritt eines Mitarbeiters können die Stammdaten der alten Personalnummer auf die neue Personalnummer übertragen werden. Es ist eine neue Personalnummer zu vergeben und das neue Eintrittsdatum einzutragen. Beim Kopieren kann entschieden werden, ob die
- Festbezüge, Stundenlöhne
- FiBu - Konten
- Bewegungsdaten
- Arbeitszeitkonten
- Lohnkonten als Vortrag
mit übernommen werden sollen.
Gleichwohl kann die Personalnummer auf einen anderen Mandanten übertragen werden ("in einen anderen Mandanten kopieren" ist dann zu aktivieren und der Mandant auszuwählen).
Bitte beachten: Prüfen Sie die kopierten Personalnummern auf Richtigkeit nach der Datenübernahme!
Schnellerfassung
Über die Schnellerfassung werden die wichtigsten Daten zur Person (persönliche Daten I und II), der Steuerberechnung, zur Sozialversicherung, zur Beschäftigung und zur Entlohnung erfasst.
Bitte beachten: Alle Felder, die mit einem " * " gekennzeichnet sind, müssen erfasst werden (Zwangsfelder).
Standarderfassung
Bei der Standarderfassung werden alle Daten mit Hilfe eines Assistenten erfasst. Wenn Sie den Button "Personaldaten erfassen" anwählen, werden alle Erfassungsmasken zur Eingabe der Personaldaten angeboten. Noch nicht bearbeitete Erfassungsmasken sind durch ein rotes Ausrufezeichen gekennzeichnet. Bereits bearbeitete Erfassungsmasken tragen einen grünen Haken als Bearbeitungskennzeichen. Die Bearbeitungskennzeichen können über die Checkbox "Bearbeitungskennzeichen zurücksetzen" zurückgesetzt werden. Dann werden alle Eingabemasken wieder mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.
Personalverwaltung
Über die Personalverwaltung können Informationen zum Mitarbeiter wie Stammkostenstelle, Eintritt, Austritt, Ersteintritt, Probezeit, Verarbeitungsstand und Abrechnungstermin eingesehen werden. Vorhandene Personalnummern können auf eine andere Personalnummer über den Button "Personalnummer kopieren" kopiert werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Personalnummern auch in einen anderen Mandanten zu übertragen.
Über den Button "Neu" wird eine neue Personalnummer eingerichtet.
Mit dem Button "Löschen" können noch nicht abgerechnete (!) Personalnummern wieder gelöscht werden, z.B. bei Fehleingaben.
Bitte beachten: Bereits abgerechnete oder ausgeschiedene Personalnummern dürfen nicht gelöscht werden (Nachweispflicht)!!!
Über den Button "Suchen" werden alle Mitarbeiter aufgelistet.
Zu jeder Personalnummer kann ein Bild des Mitarbeiters im Ordner "Fotos" hinterlegt werden.
Hinweis: Bildformat: JPG oder GIF
Größe: 150 x 200 Pixel
Auflösung: 72 dpi
Hinweis: Sollen bereits ausgeschiedene Personen nachgerechnet werden, ist das Feld (Checkbox) "Aktive Person" zu aktivieren.
Personaldaten
In diesen Masken wird der Name, die Adresse (Inland oder Ausland), persönliche Daten/ SV-Nr. , Zahlungsweise (z.B. Bankverbindung), Kommunikation (Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse) und Informationen (z.B. Qualifikation, Ausweisnummer, Führerscheinklasse) hinterlegt.
Für die DEÜV-Meldung ist die Sozialversicherungsnummer unbedingt erforderlich. Liegt diese nicht vor, ist der Geburtsort, Geburtsdatum und Geburtsname zu hinterlegen, damit eine elektronische Anmeldung erfolgen kann. Unterbrechungs- und Abmeldungen sind nur mit Sozialversicherungsnummer möglich. Es ist zwingend erforderlich, eine Sozialversicherungsnummer oder eine Versicherungsnummer bzw. Verfahrensnummer der Deutschen Rentenversicherung zu hinterlegen.
Vorträge
Bei Übernahme von Mandanten innerhalb des Jahres ist es oftmals notwendig, Lohnkontowerte vorzutragen, damit zum Jahresende alle Verkehrszahlen zur Verfügung stehen. Als Vortragsmonat ist der Vormonat vor Erstabrechnung mit diesem Programm anzugeben und die Werte sind kumuliert für den Vorzeitraum zu erfassen.
Bitte beachten: Alle Vortragswerte beziehen sich auf die hinterlegten Steuer- und SV-Tage. Hierdurch wird der Vorzeitraum bestimmt.
Ehegatten
Für die Berechnung der Bezüge im öffentlichen Dient ist es erforderlich, Angaben zum Ehegatten zu machen. Ist der Ehegatte ebenfalls im öffentlichen Dienst beschäftigt, muss auch der Arbeitgeber angegeben werden. Des Weiteren sind dem Ehegatten, falls vorhanden, die entsprechenden Kinder zuzuordnen
Kinder
Zur Berücksichtigung der Kinderanteile in den Bezügen des öffentlichen Dienstes ist es erforderlich, die Kinder zu erfassen.
> Erfassung der Kinder
Über diesen Button wird ein neuer Datensatz zur Erfassung der Kinder angelegt.
Ferner sind eventuell Angaben zur
- Übernahme in die Kindergeldstatistik
- Kinderanteil im öffentlichen Dienst
- Kind bei der tariflichen Arbeitszeit berücksichtigen
zu aktivieren.
Die Geburtsdaten und der Name des Kindes sind zu erfassen.
> Erstellung der Kindergeldstatistik
Für die Kindergeldstatistik kann hier der Datenträger (Diskette) oder ein Ordner erstellt werden. Für die Monatsmeldung ist eine "0" einzugeben. Bei Berichtigungen wird eine fortlaufende Nummer "1-99" eingetragen. Bei aktivierter Checkbox wird nach der Disketten-bzw. Datenerstellung ein Übernahmeprotokoll für den aktuellen Monat ausgegeben.
Beschäftigung/Kostenstellen
Entlohnungsform
Für die Ermittlung von Kurzarbeitergeld, Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen und fürs AAG-Verfahren ist es erforderlich, die Entlohnungsform (Stundenlohn oder Gehalt) zu hinterlegen.
Eintritt / Austritt / Kündigung
Das Eintritts-/ Austrittsdatum wird in der Personalverwaltung eingegeben.
Beim Tod des Arbeitnehmers ist die Checkbox (1.2d) zu aktivieren.
Erhält der Mitarbeiter nach Austritt noch Einmalbezüge wie z.B. Tantiemen oder Sonderzahlungen, ist dieses unter 1.2e zu kennzeichnen und die Bezüge im aktuellen Monat über die Bewegungsdaten mit der Stammlohnart 203 zu erfassen.
Die Registerkarten 2-6 sind entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zum ELENA Meldeverfahrens auszufüllen (wird z. Zt. nicht benötigt).
Tätigkeit/Kostenstellen
Anzugeben ist die typische Berufsbezeichnung für die Tätigkeit (muss nicht identisch mit der Angabe bei der SV sein) sowie der Ort.
Zur Unterscheidung der Tätigkeiten kann ein eigener Katalog der Beschäftigungskennzeichen angelegt und für Auswertungen verwendet werden.
Beim Personenstatus ist der entsprechende Statur auszuwählen (Pflichtfeld).
Wurden bei den Lohnarten die erweiterten Fibu-Konten eingerichtet (z.B. für die Pflegebuchhaltung), ist beim Mitarbeiter der entsprechende Kontenkreis bei "benutze erweiterte Fibu-Konten" einzustellen.
Hat der Betrieb mehreren Betriebsstätten, so ist die entsprechende Betriebsstätte dem Mitarbeiter zuzuordnen.
Werden im Betrieb Kostenstellen geführt, ist der Mitarbeiter einer Stammkostenstelle zuzuordnen. Arbeitet der Mitarbeiter in mehreren Kostenstellen, können die fest hinterlegten Bezüge prozentual auf verschiedene Kostenstellen verteilt werden.
Funktionsarten je Kostenstelle
Zur Erfassung von Funktionsarten ist die Personalnummer auszuwählen. Über den Aufruf "Funktionsarten je Kostenstelle" gelangt man zur Eingabemaske. Für die Kostenträgerrechnung kann jeder Kostenstelle eine Funktionsart zugewiesen werden. Der Katalog der Funktionsarten ist frei definierbar.
Sozialversicherung
Allgemeine SV-Daten
Register "DEÜV"
Zu den SV-Daten gehört der "Personengruppenschlüssel (PGS)". Dieser enthält immer eine beitrags- oder leistungsrechtliche Besonderheit für einen Sozialversicherungszweig und ergänzt somit den Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit. Ab PGS 900 werden nicht meldepflichtigen Arbeitnehmer im Sinne der Sozialversicherung eingetragen.
Die Angaben im "Beitragsgruppenschlüssel (BGS)" regelt die Beitragsbehandlung in den einzelnen Sozialversicherungszweigen (KV, RV, AV, PV).
Für den "sonstigen Schlüssel" Rentenschlüssel und den Personenstatus sind aus dem Katalog die entsprechenden Angaben zu übernehmen. Im Personenstatus ist anzugeben, ob es sich beim Mitarbeiter um einen Arbeiter, Angestellten, Beamten/ Richter/Soldat, Anwärter, ABM-Kraft, sv-freien Geschäftsführer, Schüler/ Studenten oder Auszubildenden handelt.
Für sv-Freie Mitarbeiter, die nur unfallversicherungspflichtig sind, muss der PGS 190 gemeldet werden. In diesem Fall muss die Checkbox aktiviert werden.
Hinweis: Zur Information über von der Krankenkasse angeforderten GKV-Monatsmeldungen, gelangen Sie über den Button "Anforderung von GKV-Monatsmeldungen verwalten".
Register "Tätigkeit"
Für den Tätigkeitsschlüssel sind entsprechend dem "Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit" der Bundesagentur für Arbeit die entsprechenden Schlüsselzahlen einzutragen.
Bitte beachten: Zum Suchen der entsprechenden Tätigkeit beachten Sie bitte die "Hinweise zum Verfahren". Für die Beschreibung der weiteren Schlüssel steht der "PDF - Tätigkeitskatalog" zur Verfügung.
Register "Besonderheiten"
Unter den Besonderheiten sind Angaben für besondere Rentenversicherungen (Versorgungswerk, befreiende Lebensversicherungen, knappschaftliche Rentenversicherung) vorzunehmen. Bei Schüler- und Studentenjobs sind die entsprechenden Bescheinigungen vorzulegen und hier zu dokumentieren. Mitarbeitende Ehegatten bzw. Lebenspartner des Arbeitgebers und geschäftsführende GmbH-Gesellschafter sind für die Beurteilung der SV-Pflicht gesondert zu kennzeichnen.
Register "Gleitzone"
Mit Änderung der Entgelte bei den Minijobs ab 2013, ändern sich auch die rechtlichen Grundlagen bei der Gleitzone.
Bitte beachten: Für Beschäftigungen im Bereich 400,01 EUR und 450,00 EUR gilt eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2014. Beachten Sie die "Hinweise zum Verfahren". Die Übergangsregelung findet seit 01.01.2015 keine Anwendung mehr.
Register "Rechtskreis"
Für die Ausübung des Wahlrechts bei der Berechnung der Beitragsbemessungsgrenze RV/ AV in den neuen Bundesländern kann folgendes ausgewählt werden:
- Abrechnung laut Länderschlüssel
Die Abrechnung erfolgt entsprechend des Länderschlüssels in den Mandantendaten.
- Anwendung der SV-Bestimmungen Ost
Es wird die Beitragsbemessungsgrenze für die neuen Bundesländer (Ost) berücksichtigt.
- Anwendung der SV-Bestimmungen West
Es wird die Beitragsbemessungsgrenze für die alten Bundesländer (West) berücksichtigt.
Register "Versorgungswerk"
Ist der Mitarbeiter bei einem Versorgungswerk rentenversichert, ist hier die Nummer des Versorgungswerkes und seine Mitgliedsnummer einzugeben. Die berufsständische Versicherung (Versorgungswerk) wird wie eine eigene Krankenkasse, jedoch ohne Beitragssätze, angelegt. Der RV-Beitragsgruppenschlüssel wird mit "0" geschlüsselt und unter Besonderheiten dann "Versorgungswerk" ausgewählt.
Wichtig ist auch die Kennzeichnung (KZ) für die Beitragszahlung:
- Selbstzahler (KZ = 0)
- Firmenzahler, Einzelüberweisung (KZ = 1)
- Firmenzahler, Sammelüberweisung mit BBNR der Verursachers (KZ = 2)
- Firmenzahler, Sammelüberweisung mit BBNR der Abrechnungsstelle (KZ = 3)
- Firmenzahler, Sammelüberweisung mit BBNR der Zentrale (KZ = 4)
- Lastschrift (KZ = 5)
Bitte beachten: Zur Einrichtung des Mitarbeiters in einem Versorgungswerk beachten Sie bitte die "Hinweise zum Verfahren".
Register "Meldung 57 (gesonderte Meldung)"
Für Mitarbeiter die in Rente gehen bzw. für die einen Versorgungsausgleich nach § 194 SGB VI durchgeführt wird, ist eine "Gesonderte Meldung (Meldegrund 57) abzugeben. Es ist entweder das Renteneintrittsdatum bzw. der Stichtag für den Versorgungsausgleich einzutragen.
Bitte beachten: Eine Sondermeldung mit dem Meldegrund 57 wird nur erzeugt, wenn für diesen Zeitraum keine andere Abmeldung erfolgt ist. Die Meldedaten werden nur durch eine Abrechnung bereit gestellt. Ein Löschen der Datumsangaben löst eine Stornierung der Meldungen aus. Die Meldedaten werden nur durch eine Abrechnung bereitgestellt.
Versicherungen
Bei den Versicherungen werden die Angaben zur Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung hinterlegt. Es wird unterschieden zwischen gesetzlich, freiwillig und privat versicherten Mitarbeitern. Bei gesetzlich und freiwillig Versicherten ist die entsprechende Kranken- / Pflegekasse anzugeben. Freiwillig Versicherte, bei denen die Beiträge der Betrieb überweisen soll, sind sogenannte Firmenzahler. Der BGS für die KV/ PV ist dann mit "9" anzugeben und wird für die DEÜV-Meldung automatisch richtig ausgewiesen. Die Höchstgrenzen bei der freiwilligen und privaten Versicherung werden vom Programm überwacht. In der Maske "Unfallversicherung (UV)" finden Sie den Button "Hinweise zum Verfahren". Hier werden die Einstellungen für die korrekte Berechnung der Werte zur UV genau erläutert. Unter der Registerkarte "UV-Gefahrentarif" können Sie die Gefahrentarife und -stellen vermerken. Die Gefahrentarifstellen zur entsprechenden Unfallversicherung sind bereits im Programm hinterlegt. Über die Suchfunktion werden nur die Gefahrentarifstellen für die ausgewählte Unfallversicherung angezeigt. Zur Vereinfachung können von einer Personalnummer aus die Gefahrentarifstelle auf andere Personen kopiert werden. Unter der Registerkarte "Sonstiges" kann die automatische Nachberechnungen bei Firmen- und Selbstzahlern deaktiviert werden.
Beitragszuschlag
Der "Beitragszuschlag" zur Pflegeversicherung für Kinderlose wird automatisch erhoben. Bei Neuanlage eines Mitarbeiters werden die Voraussetzungen geprüft und bei Vorliegen der Kriterien automatisch der Beitragszuschlag nicht erhoben. Fehlen die unter der Registerkarte "Nachweis" Ausschlusskriterien und wird der Nachweis hierzu vom Mitarbeiter vorgelegt, wird hier der Beitragszuschlag ausgeschlossen.
Vorbeschäftigungswerte
Für die Beurteilung der Verbeitragung von Einmalbezügen in der Sozialversicherung ist es erforderlich, die Vorbeschäftigungswerte (aktuelles Jahr/ Vorjahr) zu kennen. Wenn der Mitarbeiter keine durchgehende Beschäftigung beim Arbeitgeber hatte (z.B. Wiedereintritt) bzw. der Mandant neu zur Abrechnung übernommen wird. Anzugeben sind das sv-pflichtige Bruttoentgelt, die Beschäftigungstage und bei den Vorjahreswerten die individuelle Bemessungsgrenze in den einzelnen Beschäftigungszweigen. Außerdem sind die Krankenkasse und der Beitragsprozentsatz sowie die Beitragsgruppenschlüssel anzugeben. Für die Beurteilung von Einmalbezügen in den ersten drei Monaten des Jahres (Märzklausel) sind ebenfalls die sv-pflichtige Bruttoentgelt und die Beschäftigungstage aus dem Arbeitsverhältnis des Vorjahres beim selben Arbeitgeber anzugeben.
Bitte beachten: Änderungen an den Vorjahreswerten müssen unbedingt vor der Erstabrechnung hinterlegt werden, damit sie wirksam werden.
Altersteilzeit
Für die Berechnung von Altersteilzeit sind nachfolgende Angaben unbedingt notwendig. Aktiviert werden muss das Feld Altersteilzeit. Die Eingabe der Felder Beginn Altersteilzeit und Ende Altersteilzeit ist zwingend erforderlich. Anzugeben ist die Berechnungsmethode mit den entsprechenden Prozentsätzen.
- Aufstockung vom Teilzeitbrutto AE
Das Teilzeitbrutto wird um den eingegebenen Aufstockungssatz vom Teilzeitbruttoentgelt erhöht. Das entspricht der gesetzlichen Mindestanforderung. Die Aufstockung muss mindestens 20% betragen, ein kleinerer Wert wird vom System abgelehnt und automatisch auf 20% gestellt.
- Netto vom Vollzeitbrutto AE
Das tatsächliche Teilzeitnettoentgelt wird auf den eingestellten Prozentsatz des Vollzeitbruttoentgeltes erhöht.
Hinweis: Die Eingabe im Feld Aufstockungsbetrag 50 bewirkt, dass 50% vom Vollzeitbrutto berechnet und als Nettobetrag ausgewiesen werden. Der Differenzbetrag zwischen dem Vollzeitbrutto wird als Aufstockung ausgewiesen.
- Netto vom Mindestnetto
Das tatsächliche Teilzeitnettoentgelt wird auf den eingestellten Prozentsatz des Mindestnettoentgeltes erhöht.
Hinweis: Die Eingabe im Feld Aufstockungssatz 70 bewirkt, dass der Mindestnettobetrag auf 70% hochgerechnet und als Nettobetrag ausgewiesen wird. Der Differenzbetrag zwischen dem tatsächlichen Teilzeitnettobetrag und dem hochgerechneten Mindestnettobetrag wird als Aufstockung ausgewiesen.
- Netto vom Teilzeitbrutto AE
Das tatsächliche Teilzeitnettoentgelt wird auf den eingestellten Prozentsatz des Teilzeitbruttoentgeltes erhöht.
Hinweis: Die Eingabe im Feld Aufstockungssatz 70 bewirkt, dass 70% vom Teilzeitbrutto berechnet und als Nettobetrag ausgewiesen werden. Der Differenzbetrag zwischen dem tatsächlichen Teilzeitnettobetrag und dem Teilzeitbrutto (70%) wird als Aufstockung ausgewiesen.
Bei der Erstattungsberechnung wird der Aufstockungsbetrag, der in der Freistellungsphase dauerhaft von der Bundesagentur für Arbeit erstattet wird, eingetragen. Bei den zusätzlichen beitragspflichtigen Einnahmen ist der vom Arbeitgeber allein zu tragende Rentenversicherungsbeitrag einzutragen. Dieser wird ab der Freistellungsphase von der Bundesagentur für Arbeit in monatlich gleichbleibender Höhe erstattet. In den Besonderheiten sind manuelle Eingaben für einen bestimmten Monat beim Aufstockungs- und Unterschiedsbetrag möglich. Beim Krankengeldbezug ist zu kennzeichnen, ob der Unterschiedsbetrag weitergezahlt wird, ob ein Förderfall (Erstattung durch die Bundesagentur für Arbeit) vorliegt und ob Privatversicherte auf Antrag vorübergehend pflichtversichert werden.
Hinweis: Für die Abrechnung der Altersteilzeit muss eine Lohnart basierend auf der Stammlohnart 440 (automatische Lohnart für den Aufstockungsbetrag) angelegt sein.
In "Hinweise zum Verfahren" unter der Rubrik "Allgemein", Dokument "Altersteizeit - So richten Sie den Personalstamm ein" wird die Einrichtung der Altersteilzeit ausführlich erklärt.
Flexible Arbeitszeitmodelle
Für das flexible Arbeitszeitmodell stehen folgende Modelle zur Auswahl:
- Summenfeldmodell
Es ist das meist gebräuchlichste Modell. Die SV-Luft wird über die Jahresgrenze hinaus gebildet und fortgeführt.
- Alternativ- / Optionsmodell
Die SV-Luft wird am Jahresende mit der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze abgeglichen und führt nur den beitragspflichtigen Teil fort.
Anzugeben ist der Zeitraum des flexiblen Arbeitszeitmodells und die Freistellphase. Fließen in das Flexikonto nur Stunden ein, muss ein Stundenfaktor für die Berechnung des Wertguthabens erfasst werden.
Tritt ein Störfall ein, ist der Beginn der Erwerbsminderung anzugeben und der Beitragsgruppenschlüssel zum Zeitpunkt des Störfalls. Siehe "Hinweise zum Verfahren" Rubrik "Allgemein", Dokument "Einrichtung Wertguthaben - Flexible Arbeitszeitmodelle".
Wertguthaben Vortrag
Anzugeben ist das beitragspflichtige Wertguthaben (WGH), das bisher erzielt wurde, sowie das beitragsfreie Wertguthaben (z.B. steuerfreie Nachtzuschläge, die wegen tatsächlicher Nachtarbeit angefallen sind). Die bisher angesparten Stunden können zusätzlich bzw. ausschließlich erfasst werden. Wurde kein beitragspflichtiges bzw. beitragsfreies Wertguthaben als Betrag erfasst, muss der Stundensatz zur Berechnung des Wertguthabens eingegeben werden. Weiterhin sind in Altersvorsorgebeiträgen umgewandelte Wertguthaben, die ober- bzw. unterhalb der Freibeträge liegen, zu erfassen. Anzugeben ist ebenfalls die SV-Luft (dieses ist die aufgelaufenen Beitragsbemessungsgrenzen für den gesamten Zeitraum des Wertguthabens abzüglich des tatsächlich gezahlten beitragspflichtigen Entgeltes) zu den einzelnen Versicherungszweigen. Zusätzlich sind die Arbeitgeber-Betriebsnummer und der Beitragsgruppenschlüssel anzugeben.
Versorgungsbezüge
Werden Versorgungsbezüge gezahlt, müssen die Angaben zur Krankenversicherung der Rentner (KVdR) und zur Beitragsberechnung vervollständigt werden.
Es können Angaben zu Meldungen über Beginn, Änderung, Ende, Bestand und der Listenform gemacht werden.
Mehrfachbeschäftigung
Übt der Mitarbeiter mehrere Beschäftigungen aus, ist es für die Ermittlung des beitragspflichtigen Entgelts notwendig, die Bezüge aus der/den weiteren Beschäftigung(en) zu hinterlegen. Beim Erreichen der Bemessungsgrenzen erfolgt dann eine anteilige Aufteilung der Beiträge. Für die Vorgabe von Fremdverdiensten im Rahmen der Gleitzonenregelung ist die Angabe des einmalig gezahlten Entgeltes für die Umlageberechnung erforderlich. Ausführliche Informationen finden Sie unter "Hinweise zum Verfahren" (Berechnung von Mehrfachbeschäftigungen).
Steuer
Lohnsteuerabzugsmerkmale
Register "Allgemeine Daten"
Lohnsteuerabzugsmerkmale Vorheriges Thema Nächstes Thema Register "Allgemeine Daten"
Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2012 sind die lohnsteuerlichen Verfahrensregelungen für das neue Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) in Kraft getreten. Als Einsatztermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) wurde der 1. November 2012 festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt stellt die Finanzverwaltung den Arbeitgebern die ELStAM für die Arbeitnehmer maschinell verwertbar zum Abruf zur Verfügung.
Wurde für den Arbeitnehmer bisher noch keine Identifikationsnummer erteilt, weil er zum Beispiel aus dem Ausland zugezogen ist, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug für einen Übergangszeitraum von bis zu drei Monaten nach den ihm bekannten voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers vornehmen. Dies gilt in allen Fällen, in denen der Arbeitnehmer nachweislich keine Schuld an der Nichtvorlage der Identifikationsnummer trifft. Nach Vergabe der Identifikationsnummer und Übermittlung der ELStAM ist der bereits erfolgte Lohnsteuerabzug gegebenenfalls zu korrigieren.
Register "ELSTAM"
Hier kann man die vom Finanzamt rückübertraqenen Steuerabzugsmerkmale einsehen.
Register "Geringfügig"
Der Arbeitgeber kann bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen die 2-prozentige Pauschsteuer auf den Arbeitnehmer abwälzen. Dieses ist immer ratsam, wenn Lohnsteuerabzugsmerkmale vorliegen, diese jedoch eine ungünstige Steuerklasse ausweisen (z.B. Stkl. 6). In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber zunächst die Pauschsteuer und wälzt diese dann auf den Arbeitnehmer ab, der dann einen niedrigeren Auszahlungsbetrag erhält. Anzugeben ist dafür die eigene Nettolohnart (Abwälzung 2 % Pauschsteuer), in der Regel die Nettolohnart 079.
Für Berechnungen vor dem 01.04.2003 sind Angaben zu Freistellungsbescheinigungen notwendig. Das Antragsdatum und die Steuernummer müssen angegeben werden.
Register "Kammerbeiträge"
In den Bundesländern Bremen, Bremerhaven und dem Saarland müssen Arbeitnehmer einen sogenannten Kammerbeitrag zur Arbeitskammer abführen, der mit der Lohnsteueranmeldung abgeführt wird. Die entsprechende Beitragspflicht für das Bundesland ist zu kennzeichnen. Der Abzug erfolgt automatisch mit der Nettolohnart 091. Ein abweichender Länderschlüssel ist nur anzugeben, wenn der Mandant nicht seinen Firmensitz in einem dieser Bundesländer hat.
Register "Elektronische LStB"
Für die automatische Listenerstellung können die Lohnsteuerbescheinigungen "Lohnsteuerbescheinigung bei Austritt" von der Übertragung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgeschlossen werden. Gleichwohl kann der Mitarbeiter vom ELStAM-Verfahren ebenfalls ausgeschlossen werden. Über den Button "für Personen wird keine LStB erstellt" können Sie einsehen, welche Personen von der Übertragung ausgeschlossen wurden.
Register "LSt Info"
Hier konnten und können Informationen zur alten Lohnsteuerkarte bzw. Lohnsteuerersatzbescheinnigung eingetragen werden.
Kindergeld
Anzugeben ist die Nummer des Kindergeldbescheids und die Höhe des monatlich auszuzahlenden Kindergeldbetrags sowie die Dauer laut Kindergeldbescheid. Es können bis zu drei Einträge im Voraus vorgenommen werden. Seit 01.01.1999 ist die Kindergeldzahlung nur noch für den öffentlichen Dienst gesetzlich vorgeschrieben. Der Dienstherren bzw. öffentlich rechtliche Arbeitgeber setzt den Betrag fest und zahlt ihn aus. Anzugeben ist das Eingangsdatum des Kindergeldantrages sowie die ausstellende Familienkasse. Es kann ein Katalog der Familienkassen selbst angelegt werden.
Sonstige Bezüge/ Sonstiges
Register "Sonstige Bezüge / Sonstigen Angaben"
Liegen im Abrechnungsmonat keine laufenden Bezüge vor bzw. sind nach Austritt noch einmalige Zahlungen zu berücksichtigen, ist hier der kumulierte Restverdienst mit Angabe des Folgemonats einzutragen. Werden im lfd. Monat nur einmalige Zahlungen berücksichtigt, wird mit Angabe des lfd. Monats der voraussichtliche Monatsverdienst der Folgemonate eingegeben.
Unter "Sonstige Angaben zur Berechnung" ist anzugeben, ob der Mitarbeiter "beschränkt steuerpflichtig" ist. Desweiteren ist anzugeben ob bei der Nettohochrechnung der Arbeitnehmer den Solidaritätszuschlag trägt.
Unter "Sonstige Angaben für Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 2" ist anzugeben, ob steuerfreie Fahrtkosten (Buchstabe F) erstattet werden und ob im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder einer doppelten Haushaltsführung Mahlzeiten (Buchstabe M) gestellt werden.
Register "Versorgungsbezüge"
Über die Registerkarte "Versorgungsbezüge" kann die Bemessungsgrundlage für Versorgungsbezüge hinterlegt bzw. neu ermittelt werden.
Pauschalsteuer
Gelten in dem Bundesland, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausübt andere Pauschalsteuersätze, z. B. bei der Kirchensteuer, als in dem Bundesland, in dem die Firma ansässig ist, ist das abweichende Bundesland auszuwählen. Für bestimmte Berufszweige, z.B. Land- und Forstwirtschaft, gelten abweichende Pauschalsteuersätze, die hier personenabhängig hinterlegt werden können. Ist der Mitarbeiter ohne Konfession, kann die pauschale Kirchensteuer unterdrückt werden.
Bitte beachten: Wird die pauschale Kirchensteuer entsprechend des Konfessionsschlüssels erhoben, gilt folgendes:
- Für nicht konfessionsgebundene Mitarbeiter wird keine pauschale Kirchensteuer berechnet.
- Für konfessionsgebundene Mitarbeiter wird dann die normale Kirchensteuer (8% oder 9%, siehe BFH-Urteil v. 30.11.1989) erhoben.
SFN-Zuschläge
Für die Berechnung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen (SFN) gelten grundlegend die Einstellungen im Mandanten. Abweichungen können hier eingestellt werden. Anzugeben ist unbedingt die Entlohnungsform (Stundenlohn, Leistungslohn, Gehalt). Bei Abweichungen von dem, in den Bezügen hinterlegten Stundenlohn bzw. Festbezug, ist dieser hier zu hinterlegen.
Bitte beachten: Für die Berechnung von SFN ist die Hinterlegung der betriebsüblichen monatlichen sowie der monatlichen tariflichen Arbeitszeit notwendig.
Hinweis: Bitte beachten Sie die Erklärungen zur Berechnung von SFN-Zuschlägen in den Praxistipps
steuerliche Besonderheiten
Unter Besonderheiten wird die Steuerregelung mit Belgien durch das Doppelbesteuerungsabkommen für Grenzgänger berücksichtigt. Anzugeben sind der Minderungssatz der Lohnsteuer und der Zeitraum.
Vorarbeitgeberwerte
Für Eintritte innerhalb des Jahres können zur besseren Steuerberechnung von sonstigen Bezügen (EGA), Werte des Vorarbeitgebers erfasst werden. Anzugeben sind dann die Steuerklasse / Faktor, die Anzahl der Kinderfreibeträge und der Konfessionsschlüssel sowie die entsprechenden Werte aus der Lohnsteuerbescheinigung.
Entlohnung
Festbezüge
Für die Erfassung der Festbezüge stehen zwei Varianten zur Verfügung.
Die Einstellung der entsprechenden Varianten erfolgt unter Verwaltung ->Grundeinstellung ->Festbezüge.
Festbezüge in der Variante 2
Für die Erfassung der Festbezüge steht in der Variante 2 nur eine Eingabemaske zu Verfügung. Für alle Mitarbeiter werden die Festbezüge, Brutto wie auch Netto, in dieser Maske erfasst. Über diverse Checkboxen kann zwischen den unterschiedlichen Anzeigen und Eingaben unterschieden werden. Bei Kennzeichnung der Spalte "K" wird der Festbezug bei Teilzeit gekürzt. Bei Kennzeichnung der Spalte "U" werden die Festbezüge bei Fehlzeiten nicht gekürzt. Zur Neuanlage ist der Button Neu anzuwählen. Bei der Verwendung von Kostenstellen sollte, wenn für den Betrag keine Verteilung vorgenommen wird, auch die Kostenstelle hinterlegt werden. Ferner kann ein Gültigkeitszeitraum für diesen Festbezug angegeben werden. Über die Suchauswahl besteht die Möglichkeit, nur bestimmte Eingaben anzeigen zu lassen. Zur Suche anzugeben ist die entsprechende Lohnart.
Bitte beachten: Es kann von Variante 2 nicht mehr auf Variante 1 umgeschaltet werden !
Festbezüge Brutto
Festbezüge in der Variante 1
Zur Eingabe bzw. Bearbeitung der Bruttobezüge ist der Button "Festbezüge Brutto bearbeiten" zu betätigen. In der Variante 1 bei der Erfassung von Festbezügen Brutto können je Personalnummer und Zeitraum bis zu 14 Bruttobezüge hinterlegt werden. Auch hier ist eine zeitabhängige Erfassung möglich. Ändert sich ein Festbezug, ist eine neue lfd. Nummer zu vergeben, in der dann auch die nicht geänderten Werte erfasst werden müssen (neuer Eintrag mit Vorbelegung verwenden). Die zu ändernden Werte sind dann zu überschreiben. Anzugeben ist die Lohnart und je nach Einstellung Stunden x Faktor (F) oder direkt der Betrag (B) und ggf. die Kostenstelle, wenn keine Verteilung auf mehrere Kostenstellen eingestellt ist. Das Kennzeichen "K" bewirkt eine Kürzung des Festbezuges bei Teilmonaten. Das Kennzeichen "U" kann gesetzt werden, wenn keine Kürzung bei der Fehlzeit angedacht ist.
Festbezüge Netto
Zur Eingabe bzw. Bearbeitung der Nettobezüge ist der Button "Festbezüge Netto bearbeiten" zu betätigen. In der Variante 1 bei der Erfassung von Festbezügen Netto können je Personalnummer und Zeitraum bis zu je 8 Nettobe- und -abzüge hinterlegt werden. Anzugeben ist die Nettolohnart und der zugehörige Betrag und ggf. die Kostenstellen. Ändert sich ein Festbezug, ist eine neue lfd. Nummer zu vergeben, in der dann auch die nicht geänderten Werte erfasst werden müssen (neuer Eintrag mit Vorbelegung verwenden). Die zu ändernden Werte sind dann zu überschreiben.
Stundenlöhne
Zur Eingabe bzw. Bearbeitung der Stundenlöhne ist der entsprechende Button "Stundenlöhne zuordnen" zu betätigen.
Je Mitarbeiter können zeitabhängig pro Zeitraum bis zu 6 Stundenlöhne hinterlegt werden. Bei Änderung eines Stundenlohns ist eine neue lfd. Nummer zu vergeben (neuer Eintrag mit Vorbelegung verwenden) und die Änderung des entsprechenden Stundenlohns vorzunehmen.
Wird eine Lohngruppe, die im Mandanten definiert wurde, zugewiesen, darf der Stundenlohn 1 nicht belegt werden. Jedem Mitarbeiter kann ein persönlicher Zuschlag und / oder eine persönliche Lohnveränderung hinterlegt werden. Diese wird nur wirksam, wenn das entsprechende Kennzeichen auch bei der Lohnart gesetzt wurde. Die Angabe der monatlichen Arbeitstage ist nur notwendig, wenn die Berechnung von Teilmonaten nach der Formel Betrag x zu bezahlende Arbeitstage/ monatliche Arbeitstage im Mandanten eingestellt wurde.
Stundenlohnermittlung aus Festbezügen
Soll aus verschiedenen Festbezügen ein Stundenlohn ermittelt werden, muss hierfür eine neue Stundenlohnart (Stammlohnart 101) mit dem Faktorschlüssel 907 eingerichtet werden. Die Festbezüge, die für die Stundenlohnberechnung herangezogen werden sollen, sind bei der Lohnartengruppe einzutragen. Für die Ermittlung des Stundenlohns wird dann das Entgelt der Lohnartengruppe durch die monatliche Arbeitszeit dividiert.
In den Bewegungsdaten werden dann die Stunden mit der neuen Lohnart erfasst.
Hinweis: Erstellen Sie unter Mandant > Lohnarten > Bruttolohnarten eine neue eigene Bruttolohnart mit dem Faktorschlüssel "907 - Stundenlohn aus Festbezüge". Der Stundenlohn wird aus den in der Lohngruppe hinterlegten Festbezügen in Abhängigkeit des entsprechenden Gültigkeitszeitraumes immer neu ermittelt.
Entgelttabellen
Es können Entgelttabellen verwaltet, Sonderzahlungen ermittelt und Umstellungen vom TVÜ zum TVÖD durchgeführt werden.
Entgelttabellen - Register "TVöD/BAT"
Anzugeben ist die Entgelttabelle für den entsprechenden Tarifvertrag, wenn keine separaten Werte in den Festbezügen hinterlegt werden, das Beginndatum für diese Tabelleneinstufung und ggf. eine zeitliche Begrenzung. Für die Höherstufung wird die Anzahl der Monate, gerechnet vom Gültig-ab-Datum, bis zum Wechsel in die nächste Altersstufe eingegeben.
Hinweis: Der Wechsel in die nächst höhere Stufe erfolgt automatisch. Im BAT/ BMTG wird mit der Höherstufung das gültig-ab-Datum aktualisiert und die Höhergruppierung wieder auf 24 Monate geschaltet. Eine weitere Eingabe ist dann nicht mehr nötig. Bei Eingabe von 99 wird die Automatik abgeschaltet. Eine Höhergruppierung findet dann nicht statt.
Hinweis: Gültig ab 01/2016 - Höhergruppierung in 4 Monaten. Ab Monat Mai 2016 wird die nächste Altersstufe abgerechnet und dann wieder automatisch im Mai 2018 in die nächste Altersstufe gewechselt.
Die Urlaubs- und/ oder Weihnachtsgeldzahlung / Sonderzahlungen kann für jede Personalnummer individuell unterdrückt, mit anderen Beträgen bzw. einem prozentualen Anteil gezahlt werden oder auch, abweichend von den Tarifverträgen, zu einem anderen Termin ausbezahlt werden.
Entgelttabellen - Register "TVÜ"
Für Mitarbeiter, die vom BAT zum TVöD übergeleitet wurden, findet man hier die neuen Bezüge für den Überleitungszeitraum. Über das Personalauflist kann für das Tarifgebiet Ost eine Anpassung der individuellen Zwischenstufen durchgeführt werden. Es wird das Vergleichsentgelt und der Besitzstand Kinder angepasst. Ist Kürzung des .... aktiviert, wird der Betrag entsprechend des Teilzeitfaktors gekürzt. Für die Personalstandstatistik ist es unbedingt erforderlich die Entgeltgruppe zu hinterlegen.
Entgelttabellen - Register "Arbeitszeit"
Hier wird die wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters erfasst. In besonderen Fällen kann für den Mitarbeiter auch eine, von der betriebsüblichen Vollarbeitszeit abweichende, individuelle Vollarbeitszeit erfasst werden.
Entgelttabellen -Register "ÖD"
Hier werden Angaben zum Ortszuschlag, dem Ehegattenanteil im Ortszuschlag, Teilzeitkürzung bei halben Ehegattenanteil und Angaben zum kinderbezogenen Anteil des Ortszuschlages hinterlegt. Für die Stufenerhöhung ist der Erhöhungstermin und die Angabe der Monate bis zur nächsten Erhöhung einzutragen.
Entgelttabellen - Register "Abweichungen"
Soll die Auszahlung für einen Monat begrenzt werden, kann hier der Auszahlungsmonat ausgewählt werden. Außerdem kann hier eine abweichende Basislohnart für das Tabellenentgelt hinterlegt werden.
Entgelttabellen - Register "Kostenstelle"
Es können Kostenstellen und Kostenstellenzuordnungen für Tabellenentgelte abweichend sowie Prozentsätz hinterlegt werden. Ohne Zuordnung werden die Entgeltlohnarten die Stammkostenstelle verwendet werden.
"Sonderzahlung ermitteln"
Zur Berechnung von Sonderzahlungen können hier die Parameter festgelegt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie die "Hinweise zum Verfahren" für die Berechnung der Sonderzahlungen
"Umstellung von TVÜ zum TVöD"
Im Rahmen der Tarifumstellung BAT zum TVöD bzw. zum TVL werden alle Personen in die neue Tarifstruktur übergeleitet.
Hinweis: Bitte beachten Sie die "Hinweise zum Verfahren" zur Umstellung zum TVöD / TVL
Stundenlohntabellen
Werden Stundenlohntabellen verwendet, ist die entsprechende Tabelle auszuwählen und die Einstufung vorzunehmen. Anzugeben ist Gültig-ab-Datum und die Anzahl der Monate bis zur Höhergruppierung.
Hinweis: Der Wechsel in die nächst höhere Stufe erfolgt automatisch. Im BAT/BMTG werden mit der Höherstufung das gültig-ab-Datum aktualisiert und die Höhergruppierung wieder auf 24 Monate geschaltet. Eine weitere Eingabe ist dann nicht mehr nötig.Bei Eingabe von 99 wird die Automatik abgeschaltet. Eine Höhergruppierung findet dann nicht statt.
Hinweis: Gültig ab 01/2006 - Höhergruppierung in 4 Monaten. Ab Monat Mai 2006 wird die nächste Stufe abgerechnet und dann wieder automatisch im Mai 2008 auf die nächste Stufe erhöht.
Vermögenswirksame Leistungen
Zur Erfassung bzw. Änderung der Daten für die vermögenswirksamen Leistungen ist der entsprechende Button "VWL-Verträge bearbeiten" aufzurufen. Hier können bis zu neun Verträge zu den vermögenswirksamen Leistungen je Personalnummer verwaltet werden. Anzugeben ist der Abzugsbetrag und der Abzugsturnus. Ferner sind Angaben zur Bankverbindung und zum Vertrag zu hinterlegen. Wird vom Arbeitgeber ebenfalls ein Beitrag zur vermögenswirksamen Leistung erbracht, ist der Betrag mit einer eigenen Lohnart, basierend auf der Stammlohnart 200 und dem Steuer-/SV-Recht 32, zu hinterlegen. In der Registerkarte Besonderheiten wird die Checkbox aktiviert, wenn bei einer Unterbrechung keine Kürzung des AG-Anteiles stattfindet (Nettoabzug bei Unterbrechung).
Hinweis: Werden im Baugewerbe die Arbeitgeberanteile in Abhängigkeit der geleisteten Stunden erbracht, ist die Lohnart 500 ohne Betragsangabe zu hinterlegen.
Altersvorsorge
Registerkarte"Altersvorsorge bearbeiten"
Für die Änderung von Verträgen zur Altersvorsorge (Direktversicherungen, Pensionskasse, Pensionsfond etc.) ist der entsprechende Button "Altersvorsorge bearbeiten" auszuwählen.
Registerkarte "Vertragsdetails"
Nach Auswahl der Vertragsart kommen sie in die vertragsdetails. Hier der Abzugsturnus für den neuen Vertrag anzugeben. Mit den entsprechenden Lohnarten werden dann die Beiträge zur Altersvorsorge (Arbeitgeberanteil, Arbeitnehmeranteil und zur Entgeltumwandlung) hinterlegt. Der Abzug erfolgt standardmäßig mit der Nettolohnart 090. Hier kann auch eine eigene Nettolohnart eingegeben werden. Ebenfalls muss ein Vertragsbeginn hinterlegt werden.
Hinterlegen sie die "Bankverbindung" bzw. stellen Sie "Lastschrift" ein.
In der Registerkarte "Besonderheiten" finden Sie folgende Checkboxen, die entsprechend zu aktivieren sind:
- keine Altersvorsorge bei 0 Versicherungstagen
- kein Gehaltsverzicht bei 0 Versicherungstagen
- Kürzung des AG - Zuschuss bei Teilmonaten
- Kürzung des Gehaltsverzichtes bei Teilmonaten
- prozentuale Verteilung der Kostenstellen
Bei individuellen Abgabeturnus sind hier die Monate der Zahlung zu markieren.
Hinweis: Bitte beachten Sie unbedingt die "Hinweise zum Verfahren" sowie die "VertragsiInfo I / II" und die "Info Lohnarten I / II".
Registerkarte "Anzeige Pausch- und Freibeträge"
In diesen Registerkarten "Pauschbeträge" und "Freibeträge" werden die Grenzwerte und die bereits verbrauchten Steuer- und SV-Freibeträge ermittelt und angezeigt. Gegebenenfalls können hier auch Korrekturen vorgenommen werden.
Pfändung
Es können bis zu 99 Pfändungen je Mitarbeiter hinterlegt werden. Zur Erfassung einer neuen Pfändung ist der Button Neu anzuwählen und die entsprechenden Daten einzugeben. Achten Sie hierbei auf die Rangfolge. Wird die Pfändung gemäß Pfändungstabelle durchgeführt, ist auf die richtige Schlüsselung des Feldes Pfändbarkeit der Lohnart bei den Bruttolohnarten zu achten.
Unter der Registerkarte Info / Sonstiges ist die Bruttomethode sowie die Nettomethode sowie deren Auswirkung definiert. Nach neuester Rechtsprechung muss die Pfändung nach der Nettomethode berechnet werden.
Bitte beachten: Änderungen bei den Pfändungsbeträgen können nur vor einer Erstabrechnung durchgeführt werden.
Über den Pfändungsverlauf kann eine Übersicht erstellt werden. Der Abzug der Pfändungsbeträge erfolgt standardmäßig mit der Nettolohnart 092.
