Verwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 5. Oktober 2018, 08:03 Uhr

Abrechnungsmonat zurücksetzen

Durch das Zurücksetzen auf alte Abrechnungsstände werden Stammdaten, Bewegungsdaten, Lohnkonten und Speicher entsprechend dem Stand der ausgewählten Sicherung rekonstruiert. Ein Zurücksetzen sollte nur zum Zweck der nochmaligen Erstellung von Auswertungen erfolgen.

Bitte beachten:

Korrekturen sind grundsätzlich durch Korrekturabrechnungen aus dem aktuellen Abrechnungsmonat durchzuführen. Werden dennoch Korrekturen im zurückgesetzten Monat vorgenommen, ist von diesem Stand aus wieder ein Monatswechsel durchzuführen und alle zwischenliegenden Abrechnungszeiträume und Stammdaten neu zu erfassen.

Zurückgesetzt werden kann auf Datensicherungen, die vor einer Abrechnung, vor einer Wiederholungsabrechnung oder vor einem Monatswechsel erstellt wurden. Die Sicherungsdateien können von Diskette bzw. Festplatte zurückgespielt werden. Die Sicherungsdateien auf der Festplatte befinden sich im Ordner "Backup" unterhalb des Mandanten und haben folgenden Aufbau:

• Datensicherung vor der Erstabrechnung (Gesamt bzw. 1. Gruppe) = Ammxxxxx.Sjj
• Datensicherung vor der Erstabrechnung (2. Gruppe) = Bmmxxxxx.Sjj
• Datensicherung bei der Wiederholungsabrechnung = Wmmxxxxx.Sjj
• Datensicherung vor dem Monatswechsel = Mmmxxxxx.Sjj

(mm = Monat, xxxxx = Mandantennummer, jj = Jahr)

Jahreswechsel

Ein Jahreswechsel ist der Monatswechsel im Dezember auf das neue Abrechnungsjahr. Der Jahreswechsel kann immer erst erfolgen, nachdem das neue Jahresupdate der Lohnsoftware installiert wurde. Für den Jahreswechsel gelten die gleichen Vorbereitungen wie beim Monatswechsel (DEÜV-Monatsmeldung erstellen und Datenübergabe zur DFÜ).

Vor dem Jahreswechsel sollten unbedingt alle Auswertungen erfolgt sein:

• Druck der Lohnkonten
• Druck des Jahreslohnjournals
• Druck der Hilfsliste zur Berufsgenossenschaft "UV - Hilfsliste" und/ oder "UV - Liste -Lohnnachweis"

Ebenfalls vor dem Jahreswechsel sollten folgende Listen erstellt werden:

• Überprüfung der Pflichtversicherungsgrenze."Freiwillig Versicherte und Firmenzahler".
  • Es werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die im laufenden Jahr die Beitragsbemessungsgrenze überschritten haben und noch nicht freiwillig oder privat versichert sind. Zu prüfen ist, ob diese Mitarbeiter im Folgejahr aus der gesetzlichen KV ausscheiden.
• Überprüfung der Gleitzonenregelung "Mitarbeiter in der Gleitzone".
  • Es werden alle Mitarbeiter aufgelistet, deren Arbeitsentgelt im laufenden Abrechnungsjahr in den Gleitzonenbereich fällt und die nicht für die Abrechnung in der Gleitzone geschlüsselt sind. Es ist zu prüfen, ob die Schlüsselung für diese Mitarbeiter korrekt ist.
• "GDPDU erstellen"
• *Das ist die Datei für den Prüfdienst der Finanzämter.
• "Jahreslohnkonten"
• Bau Arbeitnehmernachweis (für Baulohn)
• Öffentlicher Dienst Lohnkonto ZVK (für öffentlichen Dienst)
• Jahreslohnsteuerbescheinigung
• Kostenstellen kumulativ
• DEÜV
• Beiträge zur Altersvorsorge
• Krankenkassenbeitragsdifferenzen

Checklisten

Die Checklisten geben Ihnen Hinweise, welche Arbeiten vor dem Jahreswechsel bzw. nach dem Jahreswechsel zwingend vorgenommen werden müssen. Die Einstellungen zum DEÜV-Meldeverfahren sollten vor dem Jahreswechsel ebenfalls überprüft werden. Beim Jahreswechsel sollte auch, wie bei jedem Monatswechsel, unbedingt die angebotene Datensicherung durchgeführt werden.

Grundeinstellungen

Abrechnungsgrundlagen

Register "Zeitangaben"

Ab dem eingetragenen Datum werden Werte für die kumulierten Jahresauswertungen gespeichert. Zurückliegende Monate können nicht eingetragen werden. Dieser Schalter wirkt sich auf kumulierte Kostenstellenauswertungen und die Berufsgenossenschaftsliste aus. Wird kein Datum eingegeben, werden diese Listen nicht bzw. fehlerhaft erstellt. Ebenfalls anzugeben ist die betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit. Bei Neuanlage eines Mandanten werden diese Felder vorbelegt.

Register "Berechnungen"

Soll bei "unterschiedlicher Arbeitszeit ein Teilzeitfaktor" berücksichtigt werden, ist dieses Feld zu aktivieren. Beim Mandanten muss die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit hinterlegt sein und zusätzlich beim Personal die individuelle wöchentliche Arbeitszeit. Hieraus wird dann der Teilzeitfaktor gebildet mit dem der Festbezug dann multipliziert wird. In den Festbezügen beim Personal muss der ungekürzte Betrag hinterlegt werden. Abzüge für "vermögenswirksame Leistungen" erfolgen bei Aktivierung, auch wenn der Mitarbeiter 0 SV-Tage hat. Zu beachten ist hierbei, dass es dann zu einer Überzahlung kommt, die erst wieder bei Erhalt von Bezügen abgebaut werden kann. Das Feld "Durchschnittspeicherberechnung" ist zu aktivieren, wenn keine automatische Zuweisung zum Stundenlohn 1 erfolgen soll, auch wenn der Durchschnittswert 0 ist.

Register "Organisation"

Hier können spezielle Einstellungen für die Verwendung von

• Öffnen des Mandantencontrollingfensters nach der Abrechnung
• Abteilungsnummer als Kostenstelle einsetzen
• Verteilung der Arbeitgeberanteile zur SV auf Kostenstellen
• Monatsabrechnung in zwei Gruppen
• Kindergeldauszahlung durch den Arbeitgeber
• Automatische Überwachung des Löschens der Backup - Sicherung bei Monatswechsel
• Spezifische Monatsdateien für Erfassungssystem entfernen

vorgenommen werden.

Register "Krankenkassen"

Hier können spezielle Einstellungen für die Verwendung von

• Überwachung der Beitrags-und Umlagesätze für Krankenkassen bei Monatswechsel
• Überprüfungstiefe für Umlagekorrekturen in Monaten (abgeschaltet, aktueller Monat, 1 bis 12 Monate)

Festbezüge

Hier kann zwischen der Variante 1 (Verwaltung nach Gültigkeitsdatum für 14 Brutto- und 16 Nettobezüge) oder der Variante 2 (Verwaltung nach Gültigkeitsdatum für jeden einzelnen Brutto- und Nettobezug) ausgewählt werden.

Bitte beachten:

Es kann nicht von der Variante 2 auf Variante 1 umgeschaltet werden.

Umrechnung Festbezüge bei Teilmonaten

Bei Ein- oder Austritt innerhalb eines Monats oder bei Unterbrechungsszeiten wird hier festgelegt nach welcher Berechnungsformel der Beitag zu errechnen ist.

Öffentlicher Dienst

Register "Allgemein"

In den allgemeinen Grundeinstellungen sind Angaben zum verwendeten Tarifvertrag einzustellen. Ebenfalls muss eingestellt werden, ob Umlagebeiträge zur ZVK oder zur VBLU berechnet werden sollen.

Register "Stundenlöhne"

Für die automatische Berechnung von Zuschlagssätzen, werden die Stundenlöhne 1 bis 3 vom Programm automatisch belegt. Hier kann die Automatik abgeschaltet werden.

Register "Weitere Einstellungen"

Hier kann die automatische Ermittlung der Kinderzahl aus der Kinderverwaltung aktiviert werden. Für die automatische Zahlung von Weihnachtsgeld (Zuwendung) und Urlaubsgeld sind die entsprechenden Lohnarten zu hinterlegen. Gleiches gilt für Einmalzahlungen aus anderen Tarifverträgen. Auf den Verdienstabrechnungen kann zwischen Verheirateten- und Kinderzuschlag unterschieden werden. hierzu ist die Checkbox zu aktivieren. Ebenfalls können abweichende Berechungen für die ZVK-Umlage hier aktiviert werden.

Register "Zuwendungen"

Ein von den hinterlegten Konstanten abweichendes Urlaubsgeld kann in dieser Maske hinterlegt werden. Ebenfalls können von den Konstanten abweichende Angaben zum Weihnachtsgeld erfasst werden und der entsprechende Tarifvertrag hierzu ausgewählt werden. Einmalzahlungen aus Tarifverträgen sind hier beim Zahlungsmonat zu hinterlegen.

Register "TVöD"

Für die Berechnung von Mehrarbeit, Überstunden und Überstundenzuschlägen werden von BAT-Konstanten abweichende TVöD-Tabellen zugrunde gelegt. Wählen Sie hier die abweichenden Gehaltstabellen aus. Eine ausführliche Beschreibung zur Einrichtung eines Mandanten im öffentlichen Dienst finden Sie unter "Hinweise zum Verfahren" in der Rubirk öff. Dienst im Dokument Eingaben im Mandanten für den öffentlichen Dienst".

Eingabeunterstützung / Layout VDA

Hier können Sie folgende Checkboxen aktivieren:

• Eingabebestätigung für Bildschirmmasken einschalten
• Sicherheitsabfrage vor dem Abspeichern von Daten verwenden
• Mandanten gleichzeitig nur von einem Anwender bearbeiten
• Anzeige und Ausgabe von PSD auf aktive Personen beschränken
• Hintergrundbild einblenden
• Übernahme der ausgewählten Personalnummer in die Folgemasken
• Schaltflächen bedienbar, auch wenn keine Personalnummer ausgewählt ist

Druckausgaben Listen

Register "Grundeinstellungen"

Über eine Auswahl von Menüpunkten kann der Eindruck von verschiedenen Werten auf der Verdienstabrechnung gesteuert werden. Des Weiteren kann die Aufbereitung des Lohnjournals nach Kostenstellen aktiviert werden. Zur rechtzeitigen Überweisung von VWL-Beiträgen zum Jahresende können die Überweisungsträger bereits mit der Novemberabrechnung erstellt werden. Die Verrechnung erfolgt jedoch erst in der Dezemberabrechnung.

Register "Verarbeitungshinweise"

In den Verarbeitungshinweisen können Berechnungsgrundlagen für KUG/ WAG/ Saison Kug, Einmalzahlungen und Nettohochrechnungen zusätzlich ausgegeben werden. Für diese Angaben ist das entsprechende Feld zu aktivieren.

Register "Listen/ Logos"

Es besteht die Möglichkeit, auf den Verdienstabrechnungen bzw. Auswertungslisten ein eigenes Firmenlogo auszugeben. Diese Logo (im JPG-Format) ist im Ordner "LOHN" abzulegen. Ferner kann die Zeitangabe in den Auswertungslisten abgeschaltet werden.

Register "Absender"

Hier können Sie festlegen, welcher Absender im Adressfeld für ausgewählte Formulare ausgedruckt werden soll. Zur Auswahl stehen Absender aus den Lizenzangaben oder aus den Mandantenangaben. Man kann auch keine Absenderangaben auswählen.

Druckeinstellung Verdienstabrechnung

Register "Organisation"

Anzugeben ist, ob die Verdienstabrechnung auf Laser-oder Nadeldrucker ausgegeben werden soll. Auf der Verdienstabrechnung kann der Lizenznehmer mit aufgedruckt werden. Standardmäßig erfolgt der Aufdruck des Lizenznehmer aus dem System (Name wurde bei der Installation festgelegt). Alternativ kann auch der Lizenznehmer aus den Daten in der Kanzlei übernommen werden. Für weitere Informationen, die auf der Verdienstabrechnung ausgewiesen werden soll, ist das entsprechende Feld zu aktivieren.

Register "Darstellung"

Auch hier können noch weitere Informationen optiert werden, die auf der Verdienstabrechnung dargestellt werden können.

Register "Formular/ Layout"

Hier können Sie das Formular auswählen. Sie können zwischen Formular 2 bis 4 wählen.

Hinweis:

Es liegt jeweils ein Beispiel und eine Beschreibung für das Formular vor.

DFÜ - Einstellungen

Für die Datenfernübertragung (DFÜ) sind die entsprechenden Möglichkeiten zu aktivieren.

Eine Besonderheit bietet die Lohnsteueranmeldung. Es wird zwischen unterschiedlichen Mandanten unterschieden:

• Normaler Mandant
  • Die Lohnsteueranmeldung wird nur für diesen Mandanten übertragen.
• Summenmandant
  • Mit diesem Mandanten werden die Lohnsteueranmeldungen aller Filialmandanten und des Summenmandanten mit gleicher Lohnsteuernummer als Summe übertragen.
• Filialmandant
  • Wird der Mandant als Filialmandant gekennzeichnet, wird hier nur die Lohnsteueranmeldung in den Meldespool übergeben. Es erfolgt jedoch keine Datenübergabe an das Finanzamt. Die Lohnsteueraufbereitung erfolgt im Summenmandanten mit der gleichen Steuernummer.

Archiveinstellungen

Wurde in den Kanzleizugriffen die Archivierung eingestellt, wird hier der Name des Archivs, unter dem die Auswertungen für diesen Mandanten gespeichert werden, hinterlegt.

Zusatzeinstellungen

Hier kann die "Lange Kopfzeile für Excel-Schnittstellen" optiert werden. Es besteht die Möglichkeit, abweichend von der Standardspaltenlänge (10 Zeichen) die Beschreibung der Excelspalte größer als 10 Zeichen auszugeben.

Aufruf der Zusatzprogramme

Über die Zusatzprogramme können spezielle Programme, wie z.B. Import von Bewegungsdaten aus der Zeiterfassung, aufgerufen werden. Aus der Liste ist das gewünschte Zusatzprogramm auszuwählen.

Installation Zusatzprogramme

Für die Installation von Zusatzprogrammen ist der entsprechende Datenträger mit dem Zusatzprogramm auszuwählen.

Verteilung Mandantenstammdaten

Mit Hilfe einer Kopierfunktion können bestimmte Datenbanken von einem Mandanten in einen anderen übertragen werden.

Wählen Sie Quell- und Zielverzeichnis aus.

Wählen Sie die entsprechenden Datenbanken aus dem Katalog , die kopiert werden sollen.

• Brutto-/ Nettolohnarten
• FiBu Konten, FIBU Buchungstexte
• Kostenstellen
• Kostenträger
• Stunden und- Gehaltstabellen
• Drucklistenparameter und Auslieferungsstatus
• Beschäftigungskennzeichen
• Lohnartengruppenzuordnung
• Eigene Krankenkassen
• Lohnarten für PDF -Bescheinigungen
• Parameter PDF Bescheinigungen
• Produkte laut Vertrag
• Auslieferungsstatus-Drucklisten auf den Begleitschein
• Zahlungsausgabe in der Automatik
• Felder PSD Stammdaten, Bezüge Varianten 1 - 9

Kanzleizugriffe

Die Zugriffe auf kanzleiübergreifende Daten wie

• Steuerung der Drucklistenausgabe
• Brutto- / Nettolohnarten, Ausfallschlüssel, Maskenvorbelegung
• FIBU-Konten, FIBU-Buchungstexte
• Gehalts- und Stundenlohntabellen
• Formulareinstellungen
• ZVE-Absender (öffentlicher Dienst)

können bei Bedarf abgeschaltet werden. Dieses wird erforderlich, wenn z.B. andere Lohnarten oder FIBU-Konten beim Mandanten benötigt werden. Der entsprechende Eintrag ist zu deaktivieren und anschließend mit "Speichern" zu bestätigen.

Fibu-Schnittstellen

Sollen die Buchungsdaten an eine Finanzbuchhaltung mittels Datenaustausch übergeben werden, ist hier die installierte Datenschnittstelle auszuwählen. Als Standard-Schnittstelle wird die "rodat-FIBU" bereitgestellt. Weitere Schnittstellen stehen auf Anfrage kostenpflichtig zur Verfügung.

Support - Funktionen

In Absprache mit unserer Hotline können bedingte Supportfunktionen hierüber aktiviert werden. Der Zugang hierzu ist passwortgeschützt, dass Sie von unserem Mitarbeiter erhalten.

Datensicherungen

Sicherung erstellen

Das Datensicherungskonzept ist in der entsprechenden Maske unter "Informationen zum Verfahren" ausführlich dokumentiert. Wir weisen darauf hin, dass die programmseitige Datensicherung kein Ersatz für eine externe obligatorische Datensicherung ist.

Sicherung zurückspeichern

Über diesen Menüaufruf können interne Datensicherungen von der Festplatte wieder eingespielt werden.

Sicherung löschen (Backup-Ordner)

Sicherungen, die vor der Abrechnung bzw. vor einem Monatswechsel erstellt werden und auf der Festplatte abgelegt wurden, können über diesen Menüpunkt gelöscht werden.

Zum Löschen werden von den ausgewählten Mandanten folgende Sicherungen angeboten:

• A-Sicherung
  • Sicherung vor einer Abrechnung mit dem Dateiformat "A<Monat><Mandantennr.>.S<Jahr>".
• B-Sicherung
  • Sicherung vor einer Erstabrechnung 2. Gruppe "B<Monat><Mandantennr.>.S<Jahr>".
• W-Sicherung
  • Sicherung vor einer Wiederholungsabrechnung oder Gruppenabrechnung "W<Monat><Mandantennr.>.S<Jahr>".
• M-Sicherung
  • Sicherung vor einem Monatswechsel mit dem Dateiformat "M<Monat><Mandantennr.>.S<Jahr>".

Es kann gezielt durch Eingabe des Mandanten nach den Sicherungen gesucht werden, die gelöscht werden sollen.

Sicherung erstellen (Diskette)

Der aktuelle Datenbestand des Mandanten kann jederzeit auf Diskette (altes Verfahren) gesichert werden. Auszuwählen ist das entsprechende Diskettenlaufwerk.

Bitte beachten:

Kanzleiübergreifende Daten werden bei der Sicherung nicht berücksichtigt. Sollen auch diese Daten gesichert werden, sind die Kanzleizugriffe vor der Sicherung zu deaktivieren.

Sicherung zurückspeichern (Diskette)

Über diesen Menüaufruf können externe Datensicherungen wieder eingespielt werden. Das entsprechende Diskettenlaufwerk (altes Verfahren) ist auszuwählen.

Bitte beachten:

Es können nur die Sicherungen, die unter "Sicherung erstellen (Diskette)" erzeugt wurden, zurückgespeichert werden.

Datenübertragung zum Versenden in den Peer-Ordner

Zur Übermittlung der Datensicherung, z.B. als E-Mail-Anhang, wird über diesen Menüpunkt eine Übertragungsdatei erstellt. Die Datensicherung kann mit "LHA" oder "7zip" erstellt werden. Bei der Sicherung mit "7zip" werden die Daten verschlüsselt. Die Sicherungsdatei wird im Ordner "PEER" unterhalb des Mandanten abgelegt.

Datenübertragung zum Einlesen aus dem Peerordner

Soll eine per E-Mail übersandte Datensicherung, die mit "LHA" oder "7zip" erstellt wurde, wieder eingelesen werden, ist diese zuvor in den Ordner "Peer" unterhalb des entsprechenden Mandanten zu kopieren.

Anzeige des Peer-Ordners

Der Ordner wird geöffnet und zeigt die darin enthaltene Datensicherung an.

Datenreorganisation

Eine Datenoptimierung (Platzoptimierung) soll nach dem Löschen von Datensätzen aufgerufen werden. Es werden dabei zum Löschen markierte Datensätze aus den Datenbanken entfernt und somit Speicherplatz wieder zur Verfügung gestellt.

Hinweis:

Bei größeren Datenmengen ist mit einer längeren Laufzeit zu rechnen.

Datenreoganisation

Eine Datenreorganisation kann aufgerufen werden, um eine Überprüfung aller Datenbanken und Indexdateien zu veranlassen. Eine Datenreorganisation wird beim Arbeiten automatisch aufgerufen, sobald ein korrigierbarer Fehler erkannt wird. In diesem Fall muss die Ausführung mit "Ja" bestätigt werden.

Datenoptimierung

Die Datenoptimierung entfernt aus den generierten Datenbanken gelöschte Datensätze und stellt frei gewordenen Speicherplatz wieder zur Verfügung.

Personaldaten überprüfen

Über diesen Menüpunkt werden die Personaldaten überprüft.

Folgende Prüfungen können durchgeführt werden:

• Überprüfung der Personalstammdaten auf leere Einträge
• Überprüfung der Personal- und Mandantendaten auf doppelte Einträge
• Überprüfung der Lohnkonten auf doppelte Einträge
• Löschen von stornierten Jahresmeldungen im Dezember
• Löschen von Lohnkonten und Abrechnungsdatenbanken
• Löschen von Lohnkonten
• Personalkonten überprüfen

Jede Prüfung muss einzeln bestätigt werden.

Listensteuerung überprüfen

Über diesen Menüpunkt besteht die Möglichkeit, fehlende Einträge in der Listensteuerung zu ergänzen. Außerdem kann die Listensteuerung auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt werden.

Sonstiges

passive Personen löschen

Es können von passiven Personen, die vor 2014 ausgetreten sind Personaldaten gelöscht werden.

DATEV-Vorläufe einlesen

Hierüber können DATEV-Vorläufe eingelesen werden. Mandanten-Programmdaten und Personal-Stammdaten werden aus Kurzvorläufen, Bewegungsdaten aus Vollvorläufen eingelesen.

Bitte beachten:

Jede Datenübernahme kann fehlerbehaftet sein. Deshalb ist es unbedingt notwendig, die übernommenen Daten zu überprüfen.

Stammdaten exportieren

Mandantenstammdaten und Personalstammdaten werden als Kurzvorlauf im DATEV-Postversand-Format auf Diskette übertragen.

Bewegungsdaten exportieren

Bewegungsdaten werden als Vollvorlauf im DATEV-Postversand-Format auf Diskette übertragen.